Los gastos en un viaje de negocios pueden variar dependiendo de la ubicación, la duración del viaje, las políticas de gastos de la empresa y las necesidades específicas del empleado. Sin embargo, hay algunos gastos comunes que suelen surgir en la mayoría de los viajes de negocios.
Gastos más comunes en viajes de negocios
Antes de partir en un viaje de negocios, es fundamental planificar el viaje con antelación. Esto incluye reservar vuelos y alojamientos con suficiente tiempo, así como investigar sobre el destino y las posibles actividades relacionadas con el negocio. Asegurarse de tener todos los documentos de viaje necesarios, como pasaportes y visas, actualizados y en regla. Esto evitará retrasos y complicaciones innecesarias en aeropuertos y fronteras.
Aquí te presentamos en Viáticos MX una lista de los gastos más comunes en un viaje de negocios:
- Transporte: Este es uno de los gastos más significativos. Incluye el costo del vuelo o tren para llegar al destino, así como los traslados desde el aeropuerto o estación de tren hasta el hotel y otros destinos relacionados con el trabajo.
- Alojamiento: Los gastos de hospedaje en un hotel o apartamento suelen ser una parte importante del presupuesto de viaje de negocios. Algunas empresas tienen políticas de gastos que establecen un límite para el costo diario de alojamiento.
- Comida: Los gastos de comida incluyen desayuno, almuerzo, cena y posiblemente refrigerios durante el día. Algunas empresas proporcionan una asignación diaria para comidas, mientras que otras reembolsan los gastos de comida basados en recibos.
- Transporte local: Esto abarca los gastos relacionados con el transporte dentro de la ciudad o área donde se encuentra la empresa. Puede incluir tarifas de taxis, alquiler de vehículos, transporte público o servicios de viaje compartido como Uber o Lyft.
- Internet y comunicación: Los costos de conectividad, como el acceso a Internet en el hotel o en el lugar de trabajo, así como llamadas telefónicas, mensajes de texto y datos móviles, también son comunes.
- Material de trabajo: Si el empleado necesita comprar materiales o suministros específicos para llevar a cabo sus tareas comerciales, estos gastos suelen ser reembolsados por la empresa.
- Registro y tasas: En algunos casos, puede ser necesario pagar tasas de registro para conferencias, eventos o ferias comerciales a los que asista el empleado en representación de la empresa.
- Entretenimiento: Si el viaje de negocios implica reuniones con clientes o socios comerciales, es posible que se incurran en gastos relacionados con el entretenimiento, como comidas en restaurantes o actividades de ocio.
- Seguro de viaje: Algunas empresas optan por proporcionar seguros de viaje para sus empleados durante los viajes de negocios para cubrir situaciones imprevistas como cancelaciones de vuelos, pérdida de equipaje o emergencias médicas.
- Misceláneos: Pueden surgir gastos imprevistos durante un viaje de negocios, como propinas, estacionamiento, costos de visa (en viajes internacionales), y otros gastos menores.
¿Qué deben cubrir los viáticos de empleados?
Los viáticos deben cubrir los siguientes gastos:
- Alojamiento
- Las comidas
- Gastos incidentales (incluyendo lavandería, servicio a la habitación y propinas)
Las empresas pueden pagar viáticos para cubrir las tres categorías o separar el alojamiento de las comidas y los gastos imprevistos.
¿Cómo administrar los viáticos a empleados?
La app para control de Viáticos MX permite a sus empleados comprobar sus gastos de viáticos y/o de proyectos desde una aplicación web y una aplicación móvil, donde se suben las facturas en XML o recibos no fiscales para ser validadas y autorizadas por sus superiores, a efecto de realizar su comprobación y reembolso de gastos.
Es importante que las empresas establezcan políticas claras sobre el pago de viáticos, incluyendo los montos máximos que se pueden pagar y los gastos que se pueden incluir. Además, es fundamental que se registren los gastos y que se soliciten los comprobantes correspondientes para evitar malentendidos y problemas fiscales.
Es importante destacar que las políticas de gastos de viaje pueden variar ampliamente entre empresas. Algunas compañías tienen políticas muy detalladas que establecen límites específicos para cada categoría de gasto, mientras que otras pueden permitir una mayor flexibilidad.
Los empleados deben familiarizarse con las políticas de gastos de su empresa y asegurarse de mantener todos los recibos y registros necesarios para el reembolso adecuado de gastos.
