En la actualidad la tecnología nos ha superado en muchos aspectos, y  la mayoría de los tramites  ya se tienen que realizar electronicamente, En Sistema de Viáticos  siempre tratamos de darte a conocer diferentes temas de tu interés y en este articulo te escribimos sobre la Factura Electrónica, ya que son uno de los comprobantes que mas se utilizan para justificar los Viáticos.

La Factura Electrónica es una revolución frente a la factura tradicional en papel y consiste en la transmisión de las facturas o demás comprobantes entre emisor y receptor por medios de comunicación electrónicos.

Estas facturas incluyen las características y requisitos de las facturas tradicionales pero, que al ser electrónica, autentifica tanto el emisor como el contenido de la misma.

Beneficios de realizar la Facturación Electrónica

Existen muchos beneficios de realizar tus facturas de forma electrónica, pero el principal es el ahorro en emisión y gestión de facturas.

En Sistema de Viáticos te da otros beneficios de la Factura Electrónica

  • Gran ahorro en gastos de papelería, ya no es necesario imprimir hojas y hojas de factura.
  • Revisión en auditorias internas y externas.
  • Facilidad para localizar la información y mayor seguridad en el resguardo.
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
  • Se elimina el espacio para almacenar documentos.
  • Se tiene un registro de la hora, minuto y segundo de la emisión del comprobante fiscal digital.
  • La contabilidad ya es automatizada.
  • Facilidad para realizar el cálculo de los impuestos
  • Adecuaciones en el archivo de impresión que se envía.

Introducirse a la cultura de digitalización de documentos es muy fácil sobre todo operando con la tecnología adecuada, es el primer paso para ser más eficientes, disminuir gastos y traer muchos beneficios para tu empresa, si aún no realizas facturas electrónicas, existen Sistemas Online que al adquirirlos te ofrecen facturas gratis o manejan paquetes para Facturar en Línea.

Tipos de Facturas Electrónicas

La factura electrónica estructurada
Son las más comunes. Se componen de datos y son válidas para ser enviadas de forma automática por los programas de facturación autorizados. Las facturas utilizadas para las Administraciones Públicas entran en esta categoría (Facturae).

Los formatos más habituales en los que son realizadas y tramitadas estas facturas electrónicas estructuradas son XML, EDIFACT, DOC o XLS.

EDIFACT es un formato utilizado generalmente cuando el envío de la factura electrónica se efectúa entre ordenador y ordenador y el destinatario es una empresa que trata la información recibida de forma automatizada.

El formato estructurado es el más eficaz pues, al automatizar los procesos, simplifica la gestión y acorta los plazos. Con este sistema el acreedor cobra antes, la contabilidad es más ágil y todas las partes implicadas ganan.

La factura electrónica no estructurada
Son facturas electrónicas que se componen de una imagen. Es habitual utilizar este formato para capturas de imagen de facturas en papel. Se trata de un formato plano sin campos de datos.

Aquí la automatización de los procesos es complicada: lo normal es que el receptor tenga que procesar la factura de forma manual pues los sistemas ópticos que existen para automatizar estas facturas son muy costosos.

Se trata de programas profesionales capaces de identificar imágenes pero no suelen estar al alcance del bolsillo del autónomo o del pequeño empresario y sus resultados no son siempre satisfactorios.

Un ejemplo claro de una factura electrónica no estructurada es un documento en PDF. La factura se puede guardar electrónicamente pero de forma manual.

Los destinatarios de estas facturas suelen ser pymes, profesionales o particulares.

No se trata del tipo de factura electrónica más recomendable pues no se puede utilizar con Administraciones Públicas y complica el proceso al tener que ser procesada la factura de forma manual.

Los plazos entre la emisión de la factura electrónica y el cobro de su importe son, por lo general, más largos que en la factura electrónica estructurada.

En Sistema de Viáticos sabemos la importancia de  la Factura Electrónica para los comprobantes de los gastos que se generan con los Viáticos.