Seguramente has escuchado la palabra Reembolso, pero como funciona con los viaticos en las empresas, en Sistema de Viaticos te ayudamos aclarar tus dudas.

En Sistema de Viáticos empezaremos definiendo que es un reembolso, que aunque es un concepto que manejamos, lo definimos con respecto a los viaticos.

Se reconoce como Reembolso a la operación económica mediante la cual una persona o entidad recibe de vuelta alguna cantidad de dinero o de bienes materiales que había entregado como pago de un servicio o producto. El reembolso suele darse como consecuencia de situaciones erróneas, accidentales o de la mala realización de una compra en la cual el servicio o el producto no han podido ser asegurados de la manera en que el comprador lo buscaba.

El Reembolso de gastos incurridos por el trabajador para el desarrollo de actividades propias de su relación laboral, son pagos que no constituyen salario y que no están sometidos a retención en la fuente por no constituir ingreso para el contribuyente.

En qué circunstancias se realiza un Reembolso en los Viáticos

En cumplimiento de sus funciones, los trabajadores pueden incurrir en gastos que posteriormente la empresa se los reembolsa. Estos pagos no constituyen ingreso para el trabajador, toda vez que no enriquecen su patrimonio, sino que simplemente están devolviendo al trabajador algo que debió invertir para poder realizar una actividad relacionada y necesaria en el desempeño de las funciones para las que fue contratado por la empresa, por tanto es responsabilidad de la empresa correr con estas erogaciones, y si es el trabajador el que las ha cubierto, debe la empresa proceder a reembolsar las.

Entre este tipo de gastos pueden existir gastos de transportes, alimentación, hospedaje, compra de útiles y herramientas de trabajo, etc.

Estos pagos al no constituir salario, al igual que los gastos de representación, no forman parte de la base para efectos de los aportes a seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

Aspectos tributarios en los Reembolsos

El Reembolso de gastos no es un ingreso para el trabajador, por lo que no deberá pagar impuesto de renta sobre ellos, ni están sometidos a retención en la fuente por ingresos laborales.

Según el artículo 26 del estatuto tributario, se considera ingreso todo pago que sea susceptible de incrementar el patrimonio neto del contribuyente. En el caso de los Reembolso de gastos, estos no incrementan el patrimonio del contribuyente [trabajador] sino que lo recuperan de la disminución causada por el pago que hubiere hecho de gastos propios de la empresa, razón por la cual no se consideran ingreso. Es como si el trabajador le hiciera un préstamo a la empresa y esta se lo paga, el pago del préstamo no aumenta el patrimonio y por tanto no es ingreso. Es ingreso el rendimiento financiero que la empresa le pague al empleado por su préstamo.

En consecuencia, no siendo un ingreso para el trabajador, estos pagos se excluyen de la base sometida a retención en la fuente.

Debe tenerse en claro, que cuando se le reembolsa un gasto al trabajador, éste debe presentar el respectivo soporte, el cual debe figurar a nombre de la empresa, toda vez que es un gasto de la empresa y no del trabajador.

Cómo funciona el Reembolso

Las reglas para el reembolso varían de institución en institución, pero todas las organizaciones tienen gastos que son reembolsables y otras gastos que no lo son. Los gastos por viaje y alojamiento relacionados con la asistencia a una conferencia o evento relacionados con el trabajo, o gastos en los que se incurrió por la reubicación de un empleo, son a menudo reembolsables. Las comidas son reembolsables en algunas situaciones.

Las organizaciones compensan con frecuencia a los empleados por distancias recorridas en asuntos de la compañía en vehículos personales. Los gastos que no pueden reembolsarse comúnmente incluyen boletos u otros gastos que tienen que ver con diversiones personales o dinero gastado en bebidas alcohólicas. Una organización puede no reembolsar a un empleado por artículos o dinero que pierde o le roban mientras está en negocios de la compañía, o por cualquier otro gasto que no haya sido autorizado explícitamente.

En Sistema de Viáticos esperamos te sirva esta informacion, y que hayamos aclarado tus dudas sobre como funciona el Reembolso.