En Software de Viáticos te platicaremos acerca del reembolso de gastos cometidos por el trabajador por el desarrollo de actividades propias de su relación profesional, son pagos que no constituyen salario y que no están sometidos a retención en la fuente por no constituir ingreso para el contribuyente.
En el cumplimiento de sus funciones, los empleados pueden incurrir en gastos que posteriormente la empresa se los reembolsa. Estos pagos no constituyen ingreso para el trabajador, toda vez que no engrandecen su patrimonio, sino que simplemente están devolviendo al trabajador algo que debió invertir para poder realizar una actividad relacionada y necesaria en el desempeño de las funciones para las que fue contratado por la empresa, por lo tanto es responsabilidad de la empresa correr con estos gastos, y si el trabajador es el que las ha cubierto, debe la empresa proceder a reembolsarle. De entre este tipo de gastos pueden existir gastos de transportes, alimentación, hospedaje, compra de útiles y herramientas de trabajo, estos pagos al no constituir salario, al igual que los gastos de representación, no forman parte de la base para efectos de los aportes a seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.
El artículo 26 del estatuto tributario, considera ingreso todo pago que sea susceptible de incrementar el patrimonio neto del contribuyente, en el caso de los reembolso de gastos, estos no incrementan el patrimonio del contribuyente sino que lo recuperan de la depreciación causada por el pago que hubiere hecho de gastos propios de la empresa, razón por la cual no se consideran ingreso, es como si el trabajador hiciera un préstamo a la empresa y esta se lo paga, el pago del préstamo no aumenta el patrimonio y por tanto no es ingreso.
En resultado, no siendo un ingreso para el empleado, estos pagos se descartan de la base sometida a retención en la fuente, debe tenerse en claro, que cuando se le reembolsa un gasto al empleado, éste debe presentar el respectivo comprobante, el cual debe aparecer a nombre de la empresa, toda vez que es un gasto de la empresa y no del empleado.
En Software de Viáticos te damos este ejemplo, cuando un trabajador debe viajar y paga un hotel, al hacer el pago, el respectivo soporte debe figurar a nombre de la empresa, y el empleado al momento de pagar, debe aplicar la respectiva retención a nombre de la empresa si fuere el caso, y luego la empresa deberá expedir la certificación del valor retenido. Si el trabajador por olvido o por cualquier otra razón no practica la retención al momento de hacer el pago del servicio, le corresponde ya la empresa asumir esa retención.
Si el documento soporte es expedido a nombre el trabajador, ese gasto ya no podrá imputarse a la empresa puesto que dicho soporte no cumpliría con los requisitos establecidos en el artículo 771-2 del estatuto tributario, y por consiguiente, el trabajador deberá pasar una cuenta de cobro a la empresa por este valor a rembolsar, y de presentarse esa situación, ya no se le puede dar el tratamiento tributario aquí expuesto, sino que se convierte en un ingreso gravado para el trabajador y por ende sometido a retención en la fuente, con Software de Viáticos tendrás respuesta a tus necesidades de pago y reembolso por gastos de viaje de una forma rápida