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Hoy en Viáticos te diremos de la importancia y funcionalidad de la digitalización de los recibos de Gastos de Viajes ya que todavía hay mucha gente y empresas que manejan gastos con regularidad y aún no utiliza la tecnología para digitalizar recibos. Con Gastos de Viajes de Viáticos estamos convencidos de que los recibos digitalizados harán su vida más fácil.

Digitalizar recibos le ahorrará tiempo, le ahorrará dinero, aumentando la productividad de su empresa

Todas aquellas personas que manejan gastos han perdido un recibo al menos una vez, lo cual significa que ya no se podrá informar del gasto, y probablemente estará perdiendo dinero.

Efectuar un informe de gastos le lleva alrededor de dos horas aproximadamente sin contar el tiempo que pasa registrando los recibos en una hoja Excel y una vez hecho, hay que realizar el informe real, tendrás que añadir categorías, añadir proyectos y otros posibles detalles y después esperar a que se aprueben sus gastos.

Con el software de Gastos de Viajes de Viáticos te ofrece digitalizarlos por lo que te le ayudara a incrementar su productividad: los recibos digitalizados se escanean para extraer todos los datos relevantes. Estos datos están disponibles para generar cualquier tipo de informe, esto te ayuda también ha no encontrar duplicados, que solo te hacen perder más tiempo, al utilizar recibos digitalizados, nuestro sistema detectará automáticamente si el gasto ya existe o no. Cada vez que carga un recibo duplicado recibirá un mensaje diciéndole que el gasto ya existe en el sistema.

En Gastos de Viajes sabemos que no hay nada peor que entregar un informe de gastos y esperar determinado tiempo para que lo aprueben. Sería más fácil si los gastos ya estuvieran aprobados previamente al acabar el informe de gastos. Es por ello que hemos desarrollado un flujo de aprobación que le permite enviar sus gastos al aprobador justo después de digitalizarlos.

A nadie le gusta hacer el trabajo dos veces, y dado que los gastos son parte de su proceso contable, es importante que esos dos elementos -gastos y contabilidad- se relacionen el uno con el otro.

Cuando utiliza una solución de gestión de gastos con recibos digitalizados, es más fácil que nunca conectarlo a su software de contabilidad o exportar los gastos a un archivo CSV, que puede ser importado, los recibos se almacenan en la nube tampoco tiene que preocuparse por copias de seguridad.

En Software Control de Gastos te podemos mencionar que la fracción III del artículo 29 de la ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) establece que se podrán deducir los gastos, Sin embargo, los viáticos o gastos de viaje se señalan dentro de los gastos no deducibles en la fracción V del artículo 32 del mismo ordenamiento, considerando que sí podrán ser deducibles pero con algunas restricciones que se analizarán a continuación.

Los requisitos para su deducibilidad son los siguientes:

Que sean gastos estrictamente indispensables, para deducir un gasto para efectos de la LISR, éste debe reunir los requisitos generales y particulares establecidos en la ley; el caso de los viáticos no es la excepción. En este rubro uno de los requisitos generales aplicable a todas las deducciones es que se trate de un gasto estrictamente indispensable.

Los conceptos deducibles con la mencionada fracción V del artículo 32 de la LISR señala, de manera general, que los viáticos son un gasto no deducible a menos de que se destinen a: hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles, pago de kilometraje

En cuanto a los beneficiarios de los viáticos de los gastos de viaje, deberán derogarse a favor de personas que tengan relación de trabajo con el contribuyente en términos del Capítulo I, del Título IV de la LISR (salarios y servicios personales subordinados) o le presten un servicio profesional (Art. 32 fracc. V LISR). En los términos del artículo 20 de la Ley Federal del Trabajo, se entiende por relación de trabajo la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona, mediante el pago de un salario

La Faja de 50 km es cuando los viáticos deben aplicarse fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente (Art. 32 fracc. V LISR). La faja de los 50 kilómetros deberá considerarse respecto al establecimiento del contribuyente, entendiéndose como tal aquel en el cual presta normalmente sus servicios la persona a favor de quien se realiza la erogación, ya sea en el país o en el extranjero (fracción V, del artículo 32 de la LISR y 49 del RLISR).

En la comprobación de los gastos El beneficiario del viático deberá proporcionar al contribuyente una relación de los gastos anexando los comprobantes respectivos, los cuales deberán reunir los requisitos que señala el Código Fiscal de la Federación, con Software Control de Gastos podrás evitar toda la documentación que necesitas para poder deducir los gastos de viajes, dándole a tu compañía la tecnología para tener toda esta documentación en regla ya que con Software Control de Gastos solo basta con introducir la información para que te de lo que necesitas acerca de viáticos de tu empresa.

En Software para Viáticos, tendrás control total de los Gastos de Viajes en tu empresa, sabemos que muchas empresas otorgan a sus empleados de servicios independientes Gastos de Viajes o viáticos, que en un concepto entendible se definen como: Aquellos recursos monetarios, que son asignados a personas que llevan a cabo un viaje o traslado a un punto diferente del lugar donde habitualmente trabajan. los gastos de viaje o viáticos, representan una salida importante en el rubro de los gastos de una empresa, por lo cual y para estar en posibilidad de deducir los cita dos conceptos, se deberá cumplir con los requisitos establecidos en nuestra ley fiscal, además de que los comprobantes que amparen los gastos deberán cumplir con requisitos fiscales y el personal autorizado para recibir este tipo de recursos, deberá conocer cuáles son los montos máximos autorizados por conceptos como: hospedaje, alimentación y renta de autos que se apegue como ya lo comentamos a nuestra legislación fiscal. Hay que recordar que para hacer deducibles los gastos, es necesario que el empleado o el prestador de servicios independientes presente las facturas con el nombre, domicilio fiscal y Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida; contenga impreso el número de folio y el lugar y fecha de expedición. En el caso de viáticos para el extranjero, los comprobantes no será necesario que reúnan todos los requisitos fiscales, aunque sí deberán señalar el nombre, denominación o razón social y domicilio de quien lo expida y el servicio que amparan, con nuestro  Software para Viáticos puedes olvidarte del papeleo extra, automatiza tus pagos de Gastos de Viajes para tu empresa, dándote una solución para la administración de tu empresa.