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Hoy en Software de Viáticos, te diremos que puedes hacer para reducir Gastos de Viajes en su empresa ya que las compañías suelen gastar mucho dinero en los viajes de negocios de sus ejecutivos, pero para esto, existen numerosas soluciones de sencilla implementación que pueden reducir notablemente los costos.

Los Gastos de Viajes es una gran parte de salida de la empresa ya que un ejecutivo promedio invierte muchos días del año en viajes de negocios, aviones, salas de espera y hoteles se han convertido en las nuevas oficinas de los viajeros corporativos, quienes suelen estar semanas e incluso meses fuera de sus casas concretando acuerdos, visitando clientes o recorriendo ferias, esta actividad vemos que se repite día a día en las empresas, lo cierto es que gestionar estos viajes se ha transformado en todo un reto para los departamentos de finanzas de las mismas empresas, que han debido recortar la mayor cantidad de gastos posibles.

Por eso Software de Viáticos te da estas recomendaciones para reducir Gastos de Viajes de su empresa

Desarrolla una política de viajes corporativa, en la que, se debes definir, a qué categoría de hoteles o clases de vuelos pueden optar los distintos tipos de ejecutivos, los procedimientos a seguir para organizar el viaje o determinar y qué tipos de Gastos de Viajes estarán cubiertos por la empresa, como las comidas o la rentas de autos, entre otros, realizar sistemas que brinden una panorámica completa y global de los datos de viajes, es una buena manera de incrementar el poder de negociación y lograr ahorros significativos.

Para obtener una tarifa promedio de los pasajes aéreos hay tratar de comprarlos con anticipación, esto será clave crear un registro de los viajes realizados por los ejecutivos de la empresa, para así promediar el costo que tuvo cada uno y las variables que influyeron en él, así se podrá fijar una meta para los ahorros reales, y definir cuál es la anticipación de compra de los pasajes para obtener buenas tarifas. Otra forma de ahorro es viajar los fines de semana o bien reservar en aerolíneas de bajo costo y escoger asientos en clase turista con boletos que tengan todas las restricciones posibles.

Una buena alternativa es poder realizar convenios con aerolíneas y hoteles, los sistemas de auto-reserva y las herramientas calculadas para la generación de informes de gastos han demostrado generar importantes ahorros para las compañías así mismo se pueden realizar gestiones de paquetes de viajes o asociarse a una agencia de viajes, en donde el papel de estas agencias es ahorrar el mayor tiempo posible antes del viaje, durante él y al regresar a la oficina, dando asistencia para la producción de informes y conciliación de gastos, a través de convenios que permitan acceder a precios preferenciales, comodidades de pago y beneficios.

En Software de Viáticos te platicaremos acerca del reembolso de gastos cometidos por el trabajador por el desarrollo de actividades propias de su relación profesional, son pagos que no constituyen salario y que no están sometidos a retención en la fuente por no constituir ingreso para el contribuyente.

En el cumplimiento de sus funciones, los empleados pueden incurrir en gastos que posteriormente la empresa se los reembolsa. Estos pagos no constituyen ingreso para el trabajador, toda vez que no engrandecen su patrimonio, sino que simplemente están devolviendo al trabajador algo que debió invertir para poder realizar una actividad relacionada y necesaria en el desempeño de las funciones para las que fue contratado por la empresa, por lo tanto es responsabilidad de la empresa correr con estos gastos, y si el trabajador es el que las ha cubierto, debe la empresa proceder a reembolsarle. De entre este tipo de gastos pueden existir gastos de transportes, alimentación, hospedaje, compra de útiles y herramientas de trabajo, estos pagos al no constituir salario, al igual que los gastos de representación, no forman parte de la base para efectos de los aportes a seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

El artículo 26 del estatuto tributario, considera ingreso todo pago que sea susceptible de incrementar el patrimonio neto del contribuyente, en el caso de los reembolso de gastos, estos no incrementan el patrimonio del contribuyente sino que lo recuperan de la depreciación causada por el pago que hubiere hecho de gastos propios de la empresa, razón por la cual no se consideran ingreso, es como si el trabajador hiciera un préstamo a la empresa y esta se lo paga, el pago del préstamo no aumenta el patrimonio y por tanto no es ingreso.

En resultado, no siendo un ingreso para el empleado, estos pagos se descartan de la base sometida a retención en la fuente, debe tenerse en claro, que cuando se le reembolsa un gasto al empleado, éste debe presentar el respectivo comprobante, el cual debe aparecer a nombre de la empresa, toda vez que es un gasto de la empresa y no del empleado.

En Software de Viáticos te damos este ejemplo, cuando un trabajador debe viajar y paga un hotel, al hacer el pago, el respectivo soporte debe figurar a nombre de la empresa, y el empleado al momento de pagar, debe aplicar la respectiva retención a nombre de la empresa si fuere el caso, y luego la empresa deberá expedir la certificación del valor retenido. Si el trabajador por olvido o por cualquier otra razón no practica la retención al momento de hacer el pago del servicio, le corresponde ya la empresa asumir esa retención.

Si el documento soporte es expedido a nombre el trabajador, ese gasto ya no podrá imputarse a la empresa puesto que dicho soporte no cumpliría con los requisitos establecidos en el artículo 771-2 del estatuto tributario, y por consiguiente, el trabajador deberá pasar una cuenta de cobro a la empresa por este valor a rembolsar, y de presentarse esa situación, ya no se le puede dar el tratamiento tributario aquí expuesto, sino que se convierte en un ingreso gravado para el trabajador y por ende sometido a retención en la fuente, con Software de Viáticos tendrás respuesta a tus necesidades de pago y reembolso por gastos de viaje de una forma rápida

En Software control de Gastos de Viáticos, te daremos una breve explicación de cuál es el trámite para comprobar los Gastos de Viaje primeramente para tramitar, autorizar y otorgar viáticos y gastos de viaje por concepto de comisiones la empresa los deberá considerar los de los puestos del personal activo y capacitado para realizarlo revisando la zonificación nacional comprendida en las tarifas de viáticos nacionales, así como en la suficiencia presupuestal con respecto a la calendarización autorizada.

Para el suministro de viáticos los representantes deberán presentar el desglose de gastos los   cuales quedarán   provisionalmente   como justificantes del mismo gasto y en carácter de “Gasto a Comprobar”, hasta en tanto el comisionado compruebe el monto total asignado, a través del dictamen de ese desglose.

los viáticos se autorizarán de acuerdo a   los   días   estrictamente   necesarios,   considerando   para   estos   efectos, únicamente las noches pernoctadas y su monto se determinará de acuerdo al nivel jerárquico del representante y la zona que corresponda al lugar de destino establecido, en el caso de que el viaje sea menor de 24 horas y no se requiera alojarse, sólo se cubrirán los gastos por alimentación de acuerdo a la duración de la comisión, considerando la proporción establecida en la tarifa de dicha empresa con Software Control de Gastos ya lo tendrás automatizado ya digitalizado, lo cual será de gran ayuda para tu empresa,

en Software de Control de Gastos te informamos que las tarifas para Viáticos, tendrán que pagarse en moneda nacional, y constituyen el tope diario máximo que se debe cubrir al personal activo para el desempeño de su comisión, las   comisiones   que   comprendan la   estancia en   distintas   poblaciones, se cubrirán con viáticos según los días de permanencia en cada lugar y en caso de que la estancia coincida en dos o más localidades, se aplicará la tarifa de la localidad en que se aloje. Los viáticos tendrán un límite máximo de 30 días naturales consecutivos. El personal comisionado del Órgano podrá realizar el número de llamadas telefónicas de larga distancia que requiera para el desarrollo de la comisión, reportándose con sus superiores cuantas veces sea necesario, y en caso se tener algún costo también deberá comprobarlo   incluyéndolo   en   la   factura   del   hotel   donde   se hospede, o en su caso, el recibo de caseta telefónica de larga distancia, donde se detalle la fecha, la hora, el número al que llamó así como el tiempo de duración de la llamada, y el costo por minuto.

Cuando una comisión se alargue , el Titular de la Unidad Administrativa deberá informar de esa situación en particular. En cuanto al importe de los gastos realizados por el personal   comisionado   durante   el   periodo   de   ampliación,   le   será reintegrado, previa comprobación y de acuerdo a las tarifas autorizadas