Aquí en Viaticos MX sabemos que es de vital importancia que en un viaje se tenga la capacidad de pagar y administrar viáticos a empleados y que se verifiquen todas las compras a través de una factura electrónica, así que te explicamos cómo funcionan y qué tienen qué tienes que hacer para como empleado, pedir viáticos en tu empresa.
Lo primero que debemos hacer es revisar nuestras políticas internas de la empresa para ver qué se considera un viático y qué gastos pueden ser cubiertos. También es importante verificar si hay un límite en la cantidad de dinero que podemos solicitar y si es necesario presentar algún tipo de documentación para justificar los gastos.
Una vez que tengamos claro esto, es hora de preparar una solicitud formal de viáticos. Es importante incluir todos los detalles relevantes, como el propósito del viaje, el destino, las fechas, y los costos estimados. También debemos ser realistas con respecto a los gastos que vamos a necesitar y no exceder los límites establecidos por la empresa.
Cuando presentemos nuestra solicitud, debemos asegurarnos de hacerlo con anticipación suficiente para dar tiempo a la empresa a procesarla y aprobarla. Es recomendable hacerlo con al menos una semana de anticipación antes del viaje.
¿Cuánto es lo máximo que puedo gastar en viáticos?
| CONCEPTO | MONTO MÁXIMO DEDUCIBLE | REQUISITOS |
| Alimentación | En territorio nacional: $750.00 diario por beneficiario. En el extranjero: $1,500.00 diario por beneficiario. | Acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. Si la documentación acompañada es sólo la de transporte, se deberá efectuar el pago de los alimentos con tarjeta de crédito a nombre de la persona que realice el viaje. |
| Renta de autos | En el territorio nacional o en el extranjero: $850.00 diario | Acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. |
| Hospedaje | En territorio nacional: Sin límite. En el extranjero: $3,850.00 diarios. | Acompañar la documentación relativa al transporte. |
Una vez que se haya aprobado nuestra solicitud, es importante llevar un registro detallado de nuestros gastos durante el viaje. Debemos guardar todos los recibos y facturas relacionados con los gastos de transporte, alojamiento, alimentación, entre otros. Esto es más sencillo con la aplicación de Viáticos MX con la que se pueden almacenar los gastos y las facturas, así como tener una tarjeta que permita contabilizar en tiempo real todos los gastos de viaje.
La aplicación móvil de Viáticos MX mantiene un registro diario de nuestros gastos en un diario de viaje o aplicación móvil para no perder ningún detalle. Esto nos ayudará a presentar una solicitud de reembolso precisa y detallada después del viaje.
Al regresar del viaje, debemos presentar una solicitud de reembolso completa y detallada a la empresa. Es importante asegurarnos de incluir todos los gastos y justificarlos adecuadamente con los recibos y facturas correspondientes.
En caso de que tengamos alguna duda o necesitemos ayuda durante el proceso de solicitud de viáticos, es importante hablar con nuestro supervisor o encargado de recursos humanos para obtener más información y asesoramiento.
No olvidemos ser claros y concisos en nuestra solicitud, mantener un registro detallado de nuestros gastos y presentar una solicitud de reembolso completa y detallada. ¡Buen viaje
