Los viáticos se deben pagar cuando un trabajador o empleado incurra en gastos por concepto de transporte, alojamiento, alimentación y otros gastos necesarios para realizar su trabajo o cumplir con sus responsabilidades laborales.
Según la Ley Federal del Trabajo, los viáticos se pagan cuando el trabajador tiene que viajar por trabajo, ya sea dentro del país o al extranjero, y necesita cubrir los gastos que no están cubiertos por la empresa, como los gastos de transporte, alojamiento y comida.
Esto puede ser que la persona deba realizar un viaje para reunirse con un cliente cuyas oficinas se encuentren en otra provincia, ciudad e incluso país. O que el empleado, aunque esté dentro de la misma ciudad, no se encuentre trabajando en el lugar habitual.
¿Qué deben cubrir los viáticos de empleados?
Los viáticos deben cubrir los siguientes gastos:
- Alojamiento
- Las comidas
- Gastos incidentales (incluyendo lavandería, servicio a la habitación y propinas)
Las empresas pueden pagar viáticos para cubrir las tres categorías o separar el alojamiento de las comidas y los gastos imprevistos.
¿Cómo administrar los viáticos a empleados?
La app para control de Viáticos MX permite a sus empleados comprobar sus gastos de viáticos y/o de proyectos desde una aplicación web y una aplicación móvil, donde se suben las facturas en XML o recibos no fiscales para ser validadas y autorizadas por sus superiores, a efecto de realizar su comprobación y reembolso de gastos.
Es importante que las empresas establezcan políticas claras sobre el pago de viáticos, incluyendo los montos máximos que se pueden pagar y los gastos que se pueden incluir. Además, es fundamental que se registren los gastos y que se soliciten los comprobantes correspondientes para evitar malentendidos y problemas fiscales.
La aplicación para administración de viáticos de Viáticos MX proporciona una lista actualizada de todas las tarifas de viáticos estándar por estado y localidad, se puede seleccionar el estado al que viajará su empleado y verá la tarifa estándar para ese estado, así como cualquier localidad con costos significativamente diferentes.
Con estas aplicaciones se pueden colocar el límite y además supervisar ese gasto sin desmejorar las posibilidades de comodidad de los empleados y puede realizar funciones como:
- Crear y presentar informes de gastos, de cargos a las tarjetas o entradas de efectivo
- Fotografías de recibos y conectar las imágenes compatibles con las cuestiones importantes para el gasto
- Añadir kilometraje de un auto a un informe de gastos
- Los administradores pueden acceder a los informes de gastos con el fin de aprobar o rechazar