Los viáticos son un derecho laboral que juegan un papel importante a la hora de garantizar que los empleados tengan los recursos necesarios para llevar a cabo sus labores fuera de su sitio original de trabajo. Viáticos MX te ayuda a saber las situaciones en las cuáles se tiene derecho a viáticos y cómo se pueden utilizar de manera adecuada.
¿Cómo funcionan los viáticos?
Es importante tener en cuenta que los viáticos son asignaciones económicas que se otorgan a los empleados cuando realizan viajes de trabajo. Estos gastos adicionales cubren los costos de alojamiento, transporte, alimentación y otros gastos relacionados con el desplazamiento. Los viáticos se deben otorgar a los empleados cuando debido a una cuestión de trabajo debe realizar tareas fuera de su lugar habitual de trabajo y no pueden retornar a su hogar al finalizar la jornada laboral.
Uno de los casos más comunes en los que se tiene derecho a viáticos es cuando los empleados deben realizar viajes de negocios a lugares distintos a su sede principal. Esto puede implicar visitas a clientes, proveedores, conferencias o reuniones en otros países o ciudades. La importancia de los los viáticos recae en cubrir los gastos asociados a la estadía temporal, asegurando que los empleados puedan llevar a cabo sus responsabilidades sin pasar por dificultades económicas que impidan realizar estas actividades.
Además, los viáticos también se pueden otorgar cuando los empleados deben desplazarse por un período prolongado de tiempo en un lugar distinto a su residencia habitual. Esto puede ocurrir, por ejemplo, en proyectos de construcción, instalación de equipos o implementación de sistemas en diferentes localidades.
Los viáticos son esenciales para cubrir los gastos de hospedaje, alimentación y transporte mientras los empleados se encuentran lejos de su hogar.
¿Qué deben cubrir los viáticos de empleados?
Los viáticos deben cubrir los siguientes gastos:
- Alojamiento
- Las comidas
- Gastos incidentales (incluyendo lavandería, servicio a la habitación y propinas)
Las empresas pueden pagar viáticos para cubrir las tres categorías o separar el alojamiento de las comidas y los gastos imprevistos.
¿Cómo administrar los viáticos a empleados?
La app para control de Viáticos MX permite a sus empleados comprobar sus gastos de viáticos y/o de proyectos desde una aplicación web y una aplicación móvil, donde se suben las facturas en XML o recibos no fiscales para ser validadas y autorizadas por sus superiores, a efecto de realizar su comprobación y reembolso de gastos.
Es importante que las empresas establezcan políticas claras sobre el pago de viáticos, incluyendo los montos máximos que se pueden pagar y los gastos que se pueden incluir. Además, es fundamental que se registren los gastos y que se soliciten los comprobantes correspondientes para evitar malentendidos y problemas fiscales.
La aplicación para administración de viáticos de Viáticos MX proporciona una lista actualizada de todas las tarifas de viáticos estándar por estado y localidad, se puede seleccionar el estado al que viajará su empleado y verá la tarifa estándar para ese estado, así como cualquier localidad con costos significativamente diferentes.
Con la aplicación móvil de administración de gastos de viaje de Viáticos MX se pueden colocar el límite y además supervisar ese gasto sin desmejorar las posibilidades de comodidad de los empleados y puede realizar funciones como:
- Crear y presentar informes de gastos, de cargos a las tarjetas o entradas de efectivo
- Fotografías de recibos y conectar las imágenes compatibles con las cuestiones importantes para el gasto
- Añadir kilometraje de un auto a un informe de gastos
- Los administradores pueden acceder a los informes de gastos con el fin de aprobar o rechazar
Es importante destacar que el otorgamiento de viáticos debe ser justificado y acorde a las necesidades del viaje de trabajo. La empresa debe establecer políticas claras y transparentes que definan los criterios para la asignación de los viáticos, tales como el nivel jerárquico del empleado, la duración del viaje, la ubicación geográfica y los gastos estimados. Esto garantiza que los viáticos se utilicen de manera responsable y que los recursos de la empresa se empleen de forma eficiente.
Es importante destacar que el derecho a viáticos puede variar dependiendo de la legislación laboral y las políticas internas de cada empresa. Algunas compañías establecen montos fijos o tablas de viáticos para diferentes destinos, mientras que otras evalúan los gastos en función de la justificación proporcionada por los empleados. Es fundamental que los empleados conozcan las políticas de viáticos de su empresa y sigan los procedimientos establecidos para solicitar
