Viaticos MX es la mejor opción para la administración de viáticos a empleados con la tarjeta para viáticos y gastos de viaje de empleados.
Una empresa que tenga empleados con la urgencia de viajar para hacer negocios, tiene que tener la capacidad de pagar y administrar viáticos a sus colaboradores y que se verifiquen todas las compras a través de una factura electrónica, así que te explicamos cómo funcionan y qué tienen que hacer los empleados para poder facturar por medio de los nuevos recursos digitales. A continuación te enseñamos porqué somos la mejor opción para administrar viáticos.
Máximo de Viáticos en México
| CONCEPTO | MONTO MÁXIMO DEDUCIBLE | REQUISITOS |
| Alimentación | En territorio nacional: $750.00 diario por beneficiario. En el extranjero: $1,500.00 diario por beneficiario. | Acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. Si la documentación acompañada es sólo la de transporte, se deberá efectuar el pago de los alimentos con tarjeta de crédito a nombre de la persona que realice el viaje. |
| Renta de autos | En el territorio nacional o en el extranjero: $850.00 diario | Acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. |
| Hospedaje | En territorio nacional: Sin límite. En el extranjero: $3,850.00 diarios. | Acompañar la documentación relativa al transporte. |
Todos los viáticos deben ser administrados bajo los siguientes parámetros entre obreros y patrones:
◉ Uso o goce:
Deben destinarse a hospedaje, alimentación, transporte, automóviles y pago de kilometraje del beneficiario del viático o cuando se aplique dentro de una faja de 50 km que circunde el establecimiento del contribuyente.
◉ Relación laboral:
Los beneficiarios de los viáticos deberán tener una relación laboral o estar prestando servicios profesionales al contribuyente
◉ Documentación Comprobatoria
Los gastos deberán ser amparados con un comprobante fiscal cuando se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando se efectúen en el extranjero.
Además siempre es importante poner límites a los gastos de viaje de antemano como:
- Cuánto podrá gastar un colaborador en cierto lugar
- Establecer los límites de gastos y las que conceptos por los que se recibirán los viáticos
- Establecer las mecánicas bajo las cuáles se van a otorgar los viáticos; es decir si la empresa se las va proporcionar ante o después del viaje, entregando claro, sus respectivos recibos y CFDI por concepto de viáticos.
Aunque en realidad no existe un monto exacto entre el presupuesto que debes otorgar a tus colaboradores en términos de viáticos es importante que no pasar por alto lo establecido por la ley para evitar que estos no puedan hacerse deducibles.
Beneficios de las Tarjetas de Viáticos
- Simplificación de procesos: Las tarjetas de viáticos agilizan el proceso de reembolso y eliminan la necesidad de que los empleados adelanten dinero de su propio bolsillo y luego presenten solicitudes de reembolso.
- Transparencia: Las empresas pueden monitorear los gastos en tiempo real, lo que proporciona un mayor nivel de transparencia y control.
- Reducción de errores: Al automatizar el proceso, se reducen los errores de entrada de datos y se facilita la reconciliación de gastos.
- Cumplimiento con políticas: Las tarjetas de viáticos facilitan el cumplimiento con las políticas de gastos de la empresa al aplicar límites y restricciones específicos.
- Reducción de fraudes: Al tener un seguimiento detallado de los gastos, las tarjetas de viáticos ayudan a prevenir y detectar fraudes.
Una tarjeta de viáticos para empleados es una herramienta eficaz para simplificar y controlar los gastos relacionados con viajes de negocios. Ayuda a las empresas a administrar eficazmente los gastos, garantizar el cumplimiento de políticas y proporcionar a los empleados una forma conveniente de realizar pagos durante sus desplazamientos laborales.
¿Cómo administrar los viáticos a mis empleados?
El software de Gastos de Viajes desarrollada por Viáticos MX complementa nuestra solución basada en una plataforma en línea que permite a los viajeros administrar su viaje de negocios completo y gestionar los gastos de viajes.
Desde la reserva de los viajes, la administración de los itinerarios, el ingreso de gastos y la presentación de informes de gastos los empleados pueden hacer todo a tu alcance.
Con software de gastos empresariales se puede hacer una digitalización fácilmente tus recibos y todos los datos relevantes se extraen automáticamente, además de poder recoger las facturas y enviarlas de inmediato.
