Hoy en Software de Viáticos, te diremos que puedes hacer para reducir Gastos de Viajes en su empresa ya que las compañías suelen gastar mucho dinero en los viajes de negocios de sus ejecutivos, pero para esto, existen numerosas soluciones de sencilla implementación que pueden reducir notablemente los costos.
Los Gastos de Viajes es una gran parte de salida de la empresa ya que un ejecutivo promedio invierte muchos días del año en viajes de negocios, aviones, salas de espera y hoteles se han convertido en las nuevas oficinas de los viajeros corporativos, quienes suelen estar semanas e incluso meses fuera de sus casas concretando acuerdos, visitando clientes o recorriendo ferias, esta actividad vemos que se repite día a día en las empresas, lo cierto es que gestionar estos viajes se ha transformado en todo un reto para los departamentos de finanzas de las mismas empresas, que han debido recortar la mayor cantidad de gastos posibles.
Por eso Software de Viáticos te da estas recomendaciones para reducir Gastos de Viajes de su empresa
Desarrolla una política de viajes corporativa, en la que, se debes definir, a qué categoría de hoteles o clases de vuelos pueden optar los distintos tipos de ejecutivos, los procedimientos a seguir para organizar el viaje o determinar y qué tipos de Gastos de Viajes estarán cubiertos por la empresa, como las comidas o la rentas de autos, entre otros, realizar sistemas que brinden una panorámica completa y global de los datos de viajes, es una buena manera de incrementar el poder de negociación y lograr ahorros significativos.
Para obtener una tarifa promedio de los pasajes aéreos hay tratar de comprarlos con anticipación, esto será clave crear un registro de los viajes realizados por los ejecutivos de la empresa, para así promediar el costo que tuvo cada uno y las variables que influyeron en él, así se podrá fijar una meta para los ahorros reales, y definir cuál es la anticipación de compra de los pasajes para obtener buenas tarifas. Otra forma de ahorro es viajar los fines de semana o bien reservar en aerolíneas de bajo costo y escoger asientos en clase turista con boletos que tengan todas las restricciones posibles.
Una buena alternativa es poder realizar convenios con aerolíneas y hoteles, los sistemas de auto-reserva y las herramientas calculadas para la generación de informes de gastos han demostrado generar importantes ahorros para las compañías así mismo se pueden realizar gestiones de paquetes de viajes o asociarse a una agencia de viajes, en donde el papel de estas agencias es ahorrar el mayor tiempo posible antes del viaje, durante él y al regresar a la oficina, dando asistencia para la producción de informes y conciliación de gastos, a través de convenios que permitan acceder a precios preferenciales, comodidades de pago y beneficios.
