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En Software para Control de Viáticos sabemos que en la mayoría  de las empresas existen algunos problemas para llevar el Control de los viaticos, debido a esto las empresas están buscando la ayuda de las Tecnologías para mejorar sus procesos y agilizar la comprobación de sus gastos.

Empresas y organizaciones necesitan de un proceso de Control de Viáticos para otorgar a sus empleados recursos para cubrir gastos de pasajes requeridos.

Estos recursos son destinados comúnmente para cubrir necesidades como hospedaje, alimentación, transporte, automóviles rentados, eventos, entre otros.

Pasaje, se identifica como el recurso destinado a gastos de transportación al destino como avión, camión, o cualquier otro transporte.

Para entregar recursos por viáticos a los comisionados, existe un trámite o proceso, el cual varía dependiendo de la empresa.

Es una buena práctica que existan políticas y reglas que restrinjan el límite, uso y comprobación de dichos recursos.

Software para Control de Viáticos es una solución para la administración de gastos basada en web revolucionaria que elimina los informes de gastos como los conocemos hoy en día. Esto mediante la automatización de todos los pasos del proceso de gestión de gastos, haciendo uso de la exploración recepción y aprobación integrada en el nivel de gasto. Ahora es posible gestionar todos los gastos diarios.

Software Control de Viáticos es una solución utilizada por muchas empresas y lo manejan, empleados, CFO y dueños de negocios. Debido a todas estas facilidades todos pueden estar involucrados en el proceso de administración de gastos, tratamos de que la vida de todos sea más sencilla.

Los principales Problemas y Limitaciones para el Control de Viáticos son:

Los procesos ineficientes dentro de los departamentos de finanzas o adquisiciones son problemas generalmente reconocidos y abordados primero cuando se reevalúan los procesos de viaticos.

El motivo de esto es fácil de ver: quien es responsable del procesamiento de gastos o la adquisición de viajes puede demostrar una reducción de costos en su propia parte de la organización si aumenta la eficiencia.

Los problemas que tienen más probabilidades de ocupar un lugar destacado en la agenda son los siguientes:

• Presentación de recibos en papel.
• Falta de integración entre los sistemas de gastos y finanzas.
• Informes que consumen mucho tiempo
• Fuga de Dinero
• Falta de elaboración de presupuestos
• Comprobación de Gastos

Estos son solo los principales problemas que afectan la contabilidad como empresa es por eso que te sugerimos recurrir a nuestro Software de Control de Viáticos.

Seguramente has escuchado sobre las Políticas por Empresa para determinar los Viáticos, es por eso que en Sistema de Viaticos te escribimos de las principales reglas que debes de seguir para determinar cuáles son los montos que te puede otorgar la empresa.

Estas políticas se aplican de la siguiente manera por categoría:

Alimentos. El consumo máximo autorizado es:

• Nacionales Región sur: La asignación será de $300 (son: Trescientos pesos 00/100 M.N.) cuando las actividades incluyen 24 horas de comisión, en este caso se estipula un tope máximo por comida individual (desayuno, almuerzo o cena) de $120.00 (son: Ciento veinte pesos 00/100 M.N.) sin rebasar en la totalidad de las tres comidas el importe autorizado en la comisión. Se requiere comprobar en lo individual cada alimento. Para actividades de menos de 24 horas el máximo autorizado para alimentos es de $120.00 (son: ciento veinte pesos 00/100 M.N.).
• Nacionales Región Central y Norte: La asignación será de $400 (son: Cuatrocientos pesos 00/100 las actividades incluyen horas de comisión, estipula un tope máximo por comida individual (desayuno, almuerzo o cena) de $150.00 (son: Ciento cincuenta pesos 00/100 M.N,) sin rebasar en la totalidad de las tres comidas el importe autorizado en la comisión. Se requiere comprobar en lo individual cada alimento. Para actividades de menos de 24 horas el máximo autorizado para alimentos es de $150.00 (son: Ciento cincuenta pesos 00/100 MN.).
  Internacionales en América: La asignación será de $500 (son: Quinientos pesos 00/100 M.N.) cuando las actividades incluyen 24 horas de comisión, en este caso se estipula un tope máximo por comida individual (desayuno, almuerzo o cena) de $170.00 ( son: Ciento setenta pesos 00/100 M.N.) sin rebasar en la totalidad de las tres comidas el importe autorizado en la comisión. Se requiere comprobar en lo individual cada alimento, Para actividades de menos de 24 horas el máximo autorizado para alimentos es de $170.00 (son: Ciento setenta pesos 00/100 M.N.).
• Internacionales Europa y otros: La asignación será de $550 (son: Quinientos cincuenta pesos 00/100 M.N.) cuando las actividades incluyen 24 horas de comisión, en este caso se estipula un tope máximo por comida individual (desayuno, almuerzo o cena) de 200.00 (son: Doscientos pesos 00/100 M.N.) sin rebasar en la totalidad de las tres comidas el importe autorizado en la comisión. Se requiere comprobar en lo individual cada alimento. Para actividades de menos de 24 horas el máximo autorizado para alimentos es de $200.00 (son: Doscientos pesos 00/100 M.N.).
• Zona sur: Dichos importes sólo serán modificados por instrucciones de las Direcciones competentes mediante oficio de autorización, siempre que sea necesario por la naturaleza de la comisión y del destino.

Pasaje: En pasajes se comprende los otorgados por transportes de autobús y taxis. El importe de autobús y de taxis se otorgará según el destino del viaje y de las tarifas vigentes a la fecha de la comisión. En caso de que la persona comisionada realice su viaje en vehículo propio se podrá otorgar el importe equivalente en vales de gasolina según el destino.

Hospedaje: El hospedaje comprende habitación sencilla, doble u otro, según las necesidades. Y el importe máximo por este concepto, se adecuarán a las necesidades de la comisión

Otros. Comprende los importes otorgados por otros conceptos no incluidos en las anteriores, pero que son necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la comisión.

En Sistema de Viáticos sabemos que esta informacion es importante para empleados así como para la empresa, de no conocer las Políticas por Empresa no podrían definir los Viáticos de manera correcta.

Nuestro Sistema de Viáticos está diseñado para presentar, procesar, reembolsar, y realizar un seguimiento de gastos de los empleados. El Control de Viáticos incluye capacidades de los empleados a los gastos de entrada para la aprobación a través de un navegador o una aplicación móvil. Si quieres conocer más sobre nuestro sistema visita http://viaticos.com.mx/

Seguramente has escuchado sobre estos conceptos, pero en realidad sabemos que significan y en que casos se utilizan, en Sistema de Viáticos  te escribimos sobre los Ingresos Gravados y Exentos y como influyen en los Viáticos.

Empezaremos definiendo los conceptos para aclarar tus dudas.

Gravados: Este tipo de bienes y servicios, causan el gravamen según la tarifa a la cual este sometido, en la actualidad existen tarifas diferenciales del 1,6%, 10%, 20%, 35% entre otros, siendo la general del 16%, los contribuyentes que los producen, comercializan o los prestan son responsables y deben clasificarse en alguno de los dos régimen existentes (Régimen Común o simplificado); Es importante recordar que los impuestos descontables en este caso, se encuentran limitados a la tarifa del impuesto a las ventas que se encuentre sujeto el ingreso, el exceso si existiere se debe llevar como mayor valor del costo o gasto. (Art. 485 E.T. Lit. a. )

Exentos Art. 477, 478, 479, 481 E.T. y Ley 1430 Art. 9: Este tipo de bienes o servicios, causan el impuesto a las ventas pero su tarifa es 0 (cero), por lo tanto los contribuyentes que los producen y comercializan son responsables y deben clasificarse en alguno de los dos régimen existentes (Régimen Común o simplificado); Es preciso recordar que solamente los productores de los bienes exentos tienen derecho a tomar los impuestos descontables pagados en la adquisición o importación de estos bienes y servicios, necesarios para su producción y solicitar la posterior devolución a la Administración de impuestos y aduanas nacionales.

Como intervienen los Ingresos Gravados y Exentos en los Viáticos

Los viáticos se definen como aquellas sumas de dinero que el patrón o prestatario otorga a los trabajadores o prestadores de servicios para cubrir los gastos de transportación, alimentos y hospedaje en que incurren en el cumplimiento de sus funciones fuera de la sede habitual de trabajo.

En el ámbito fiscal solo son deducibles los viáticos o gastos de viaje efectuados, en el país o el extranjero, destinados al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, del trabajador o del prestador del servicio asignado, siempre que se apliquen fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente .

La persona a favor de quien se realiza la erogación debe tener relación de trabajo con el contribuyente por salarios o prestar servicios profesionales.

Los viáticos para la persona que los recibe pueden ser:

Los Ingresos Exentos, siempre que sean efectivamente erogados en servicio del patrón o prestatario y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales; es decir, un CFDI cuando se efectúen en territorio nacional, o contar con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando realicen en el extranjero, o
percepciones Gravadas cuando:

• no comprueben su erogación
• se compruebe el gasto pero el documento no reúnan los requisitos fiscales
• no superen el 20 % de viáticos sin documentación comprobatoria prevista en el artículo 152 del RLISR,
• no se consideren como gasto no deducible por el patrón.

Los viáticos que no se comprueban por parte del trabajador o no se reúnan los requisitos fiscales y a los que no les aplique lo dispuesto en el artículo 152 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta deberán reflejarse en el CFDI de nómina, como percepciones gravadas del trabajador.

Artículo 152. Para efectos del artículo 93, fracción XVII de la Ley, las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen en servicio del patrón, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitir los mismos, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal de que se trate.

Ahora ya sabes que son y como funcionan los Ingresos Gravados y Exentos en los viaticos tomaras en cuenta esta informacion para prevenir inconvenientes.

En Sistema de Viáticos podrás encontrar un Software que te ayudara con la gestión de tus Viáticos así como el proceso de Autorización.