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En Sistema de Viáticos queremos que estés informado sobre todo lo referente a los Viáticos  y esta ves te escribimos sobre como funciona cuando los viaticos son parte del Salario.

Según el C.S.T., los viáticos podrán ser parte del Salario cuando estos se den de forma permanente; por ejemplo, que el trabajador por causa de sus funciones viaje todos los días o periódicamente.Pero solo entrará a ser parte del Salario el dinero que hace parte de los gastos de representación y transporte.

En materia laboral, el Código Sustantivo del Trabajo establece que los viáticos permanentes constituyen Salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.

Esto se da en razón a que el Salario representa todo lo que le sirva al trabajador para satisfacer sus necesidades, y los gastos de alimentación y alojamiento corresponden a dichos satisfactores, según el Ministerio de Trabajo.

La norma establece que el salario es todo lo que sirve para enriquecer al trabajador y con ello satisfacer sus necesidades básicas, de tal manera que la alimentación y alojamiento que se le entrega al trabajador que está fuera de su ciudad, SI hacen parte del salario, pues esté o no en su ciudad de origen, el trabajador debe destinar parte de su salario a su alimentación y los gastos en que incurre estando en su casa y dormir en ella.

Los viáticos permanentes se pueden definir como aquellos pagos fijos que periódicamente recibe el trabajador, cuyo objetivo es cubrir los gastos en que incurre el trabajador para movilizarse en el desarrollo de la actividad para la que fue contratado.

En Sistema de Viáticos te damos tres aspectos importantes del artículo 130 del código sustantivo del trabajo sobre los viáticos:

• Los viáticos permanentes constituyen Salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.
• Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
• Los viáticos accidentales no constituyen Salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.

La norma establece claramente la diferencia dos tipos de viáticos permanentes:

• Manutención y alojamiento.
• Transporte y gastos de representación.

Se advierte con claridad que los viáticos permanentes destinados a la manutención y al alojamiento hacen parte del Salario, y que los viáticos permanentes que corresponden a transporte y gastos de representación, no hacen parte del salario.

Los viáticos que percibe un empleado forman parte del ingreso base para el cálculo de las prestaciones sociales

Para algunos empleados los pagos por viáticos son bastante representativos con respecto al Salario que reciben, y quizás tengas la duda en cuanto a la posibilidad de incluir dichos viáticos en la base sobre la cual se han de calcular los diferentes conceptos que hacen parte de las prestaciones sociales.

En Software de Viáticos, te contestamos tu duda lo primero que se debe anotar es que la base para el pago de las prestaciones sociales está constituida por aquellos pagos que constituyen el salario, pagos cuya naturaleza es remuneratoria.

Por lo cual llegamos a la conclusión que todo pago que tenga como finalidad retribuir la alimentación y alojamiento del trabajador, necesariamente constituye salario y en consecuencia debe conformar parte del ingreso base para el pago de las prestaciones sociales.

En Software de Viáticos esperamos te sirva esta informacion para llevar un mejor control de Viáticos en tu empresa, y que tus empleados no tengan duda sobre este tema. Recuerda que con SOFTWARE PARA VIÁTICOS tendrás control total de tus Gastos de Viaje de tu empresa.

Seguramente todos hemos escuchado sobre el RFC pero cual es la importancia real para una empresa, en Sistema de Viáticos te escribimos de todo lo relacionado con el RFC.

Que significa el RFC

El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es una clave única que identifica como contribuyentes a las personas físicas o morales en México.

Se compone de 13 caracteres alfanuméricos, lo asigna el SAT y sirve para controlar el pago de impuestos frente a este organismo. Toda persona física o moral que realice alguna actividad económica susceptible de tributar impuestos, debe hacer su inscripción en el RFC.

Para qué sirve el RFC del SAT

Con el RFC puedes hacer múltiples cosas. Estas son algunas de ellas:

• Tener acceso a programas sociales o becas.
• Abrir cuentas bancarias.
• Vender propiedades.
• Tener acceso a la seguridad social.
• Participar en las Afore (Administradoras de Fondos para el Retiro).

Quienes deben Tramitar el RFC

Deben tramitar el RFC todos los contribuyentes: trabajadores en empresas o en el gobierno, propietarios de empresas – Régimen de Incorporación Fiscal- y trabajadores independientes.

Hay dos formas de tramitarlo:

• En el portal del SAT en Internet. Para ello sólo necesitas tu CURP.
• En las oficinas del SAT: en este caso necesitas tu identificación oficial, acta de nacimiento o CURP, y un comprobante de domicilio reciente.

En ambos casos, obtienes el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) inmediatamente.

Cualquier mexicano puede tramitar su RFC sin ningún coste. Por el hecho de tramitar el RFC no adquieres ninguna obligación fiscal y no deberás presentar ningún tipo de declaración ante el gobierno hasta que empieces una actividad económica que suponga el pago de impuestos.

Como se constituye el RFC

La clave se construye de un modo u otro en función de si se trata de una persona física o de una persona moral o empresa.

El RFC para personas físicas se forma de este modo:

• Primera letra y primera vocal interna del apellido paterno.
• Primera letra del apellido materno.
• Primera letra del primer nombre del contribuyente.
• Fecha de nacimiento en formato aa/mm/dd.
• Homoclave (asignado por el SAT).

Este es un ejemplo:

Homoclave en el RFC

Para personas morales o empresas, se forma de este modo:

Si el nombre de la empresa tiene tres palabras, usar la primera letra de cada una. Si tiene dos, usar la primera de la primer palabra, y las primeras dos de la segunda. Si tiene una, usar sus primeras tres letras.
Fecha de constitución de la empresa en formato aa/mm/dd.
Homoclave (asignada por el SAT).

Qué regímenes fiscales hay

Los regímenes fiscales más comunes a los que pueden acojerse los contribuyentes son:

• Sueldos y salarios: para personas físicas que obtienen ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado; por ejemplo, los trabajadores de una empresa o del gobierno.
• Prestación de servicios profesionales: para personas que dan un servicio a un cliente de manera independiente. Por ejemplo, los médicos, arquitectos, dentistas, ingenieros…
• Régimen de Incorporación Fiscal: para las personas que tienen un negocio; por ejemplo, estéticas, talleres mecánicos, abarrotes, misceláneas. Las personas con un comercio o negocio que se registren bajo este régimen podrán tener varios beneficios, como el acceso a la seguridad social, no pagar impuestos durante el primer año y obtener créditos para iniciar o hacer crecer su negocio.
• Recuerda que el régimen al que debes pertenecer lo determina el tipo de actividad que realizas. También puedes estar en más de un régimen a la vez con el mismo RFC.

En conclusión el RFC nos sirve como comprobante para generar la factura y que esta a su ves te sirve como comprobante para tus gastos de Viajes.

En Sistema de Viáticos podrás controlar y subir tus comprobantes de viaticos.

En la actualidad la tecnología nos ha superado en muchos aspectos, y  la mayoría de los tramites  ya se tienen que realizar electronicamente, En Sistema de Viáticos  siempre tratamos de darte a conocer diferentes temas de tu interés y en este articulo te escribimos sobre la Factura Electrónica, ya que son uno de los comprobantes que mas se utilizan para justificar los Viáticos.

La Factura Electrónica es una revolución frente a la factura tradicional en papel y consiste en la transmisión de las facturas o demás comprobantes entre emisor y receptor por medios de comunicación electrónicos.

Estas facturas incluyen las características y requisitos de las facturas tradicionales pero, que al ser electrónica, autentifica tanto el emisor como el contenido de la misma.

Beneficios de realizar la Facturación Electrónica

Existen muchos beneficios de realizar tus facturas de forma electrónica, pero el principal es el ahorro en emisión y gestión de facturas.

En Sistema de Viáticos te da otros beneficios de la Factura Electrónica

• Gran ahorro en gastos de papelería, ya no es necesario imprimir hojas y hojas de factura.
• Revisión en auditorias internas y externas.
• Facilidad para localizar la información y mayor seguridad en el resguardo.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
• Se elimina el espacio para almacenar documentos.
• Se tiene un registro de la hora, minuto y segundo de la emisión del comprobante fiscal digital.
• La contabilidad ya es automatizada.
• Facilidad para realizar el cálculo de los impuestos
• Adecuaciones en el archivo de impresión que se envía.

Introducirse a la cultura de digitalización de documentos es muy fácil sobre todo operando con la tecnología adecuada, es el primer paso para ser más eficientes, disminuir gastos y traer muchos beneficios para tu empresa, si aún no realizas facturas electrónicas, existen Sistemas Online que al adquirirlos te ofrecen facturas gratis o manejan paquetes para Facturar en Línea.

Tipos de Facturas Electrónicas

La factura electrónica estructurada
Son las más comunes. Se componen de datos y son válidas para ser enviadas de forma automática por los programas de facturación autorizados. Las facturas utilizadas para las Administraciones Públicas entran en esta categoría (Facturae).

Los formatos más habituales en los que son realizadas y tramitadas estas facturas electrónicas estructuradas son XML, EDIFACT, DOC o XLS.

EDIFACT es un formato utilizado generalmente cuando el envío de la factura electrónica se efectúa entre ordenador y ordenador y el destinatario es una empresa que trata la información recibida de forma automatizada.

El formato estructurado es el más eficaz pues, al automatizar los procesos, simplifica la gestión y acorta los plazos. Con este sistema el acreedor cobra antes, la contabilidad es más ágil y todas las partes implicadas ganan.

La factura electrónica no estructurada
Son facturas electrónicas que se componen de una imagen. Es habitual utilizar este formato para capturas de imagen de facturas en papel. Se trata de un formato plano sin campos de datos.

Aquí la automatización de los procesos es complicada: lo normal es que el receptor tenga que procesar la factura de forma manual pues los sistemas ópticos que existen para automatizar estas facturas son muy costosos.

Se trata de programas profesionales capaces de identificar imágenes pero no suelen estar al alcance del bolsillo del autónomo o del pequeño empresario y sus resultados no son siempre satisfactorios.

Un ejemplo claro de una factura electrónica no estructurada es un documento en PDF. La factura se puede guardar electrónicamente pero de forma manual.

Los destinatarios de estas facturas suelen ser pymes, profesionales o particulares.

No se trata del tipo de factura electrónica más recomendable pues no se puede utilizar con Administraciones Públicas y complica el proceso al tener que ser procesada la factura de forma manual.

Los plazos entre la emisión de la factura electrónica y el cobro de su importe son, por lo general, más largos que en la factura electrónica estructurada.

En Sistema de Viáticos sabemos la importancia de  la Factura Electrónica para los comprobantes de los gastos que se generan con los Viáticos.