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En Sistemas de Viáticos sabemos la importancia de las Facturas y mas por que es un medio de comprobar los gastos que realizamos durante nuestros viajes, y las empresas las utilizan como comprobantes de Viáticos.

En Sistema de Viáticos te explicamos la importancia de administrar las Facturas:

Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación.

Podemos decir que es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo.

Información necesaria de una factura

Para emitir Facturas se necesita incluir algunos datos básicos; obligatorios para la validez de la misma:

• Número de la factura (correlativo a la serie numérica).
• Nombre o razón social del comprador y vendedor, ya sea una empresa o una persona física.
• NIF del comprador y vendedor así como su dirección fiscal.
• Fecha de expedición.
• Fecha de operaciones cuando esta no coincide con la de expedición.
• Descripción del bien o servicio.
• El precio por unidad y el precio antes de impuestos de cada uno de los bienes o servicios.
• Si existe algún descuento o anticipo señarlo.
• Impuestos: el Impuesto sobre el Valor Añadido y el tipo que se aplica así como el IRPF.
• La cuota tributaria.
• El importe total.
• Si la factura está exenta de IVA se debe hacer constar citando la ley de IVA y el artículo por el cual queda exenta (por ejemplo, “Factura exenta de IVA, según art. 20. Uno. 26º”).
• En casos de facturación por el destinatario o de inversión del sujeto pasivo se debe mencionar.
• En caso de pertenecer al régimen especial de bienes usados o al régimen especial de agencias de viaje también se debe consignar en la factura.

Las Facturas sirven como comprobantes de viaticos

Los viáticos comprobados a los que se aplique lo dispuesto en el artículo 93 fracción XVII de la LISR y 152 del Reglamento de la LISR, deberán reflejarse en el CFDI.

Los viáticos que no se comprueben por parte del trabajador o no reúnan los requisitos fiscales y a los que no les aplique lo dispuesto en el artículo 152 del Reglamento de la LISR, así como los no deducibles para el patrón deberán reflejarse en el CFDI.

Sistema de Viáticos es una aplicación web que te ayuda a capturar por medio de una foto de las Facturas y así poder subirlas al sistema para poder tener un gasto comprobado, sin miedo a perder el comprobante.

En Sistema de Viaticos te hemos escrito sobre los problemas más comunes con la administración de Viáticos y en este articulo te daremos algunas Soluciones Automatizadas para el Proceso de Viaticos.

La idea es automatizar el proceso con la ayuda de las nuevas Tecnologías y facil de usar asi com agilizar la administración y evitar todos los riesgos posibles de fallas y fuga de dinero.

En Sistema de Viáticos te damos algunas Soluciones Automatizadas que puedes implementar:

• Manejar Viáticos sin papeles

El manejo de papeles, es frustrante y costoso. Los empleados deben llevar y generalmente recopilar estos recibos, y siempre existe el riesgo de perderlos. Luego, deben ser movidos por la organización para verificaciones y aprobaciones. Finalmente, el departamento de contabilidad necesita manejarlos y almacenarlos.

La  Solución que nuestra herramienta te ofrece es: ESCANEADO Y DIGITALIZACIÓN DE LOS RECIBOS
Podrás subir recibos de tus gastos desde nuestra aplicación móvil. Software para Control de Viáticos escanea los recibos y lee todos los datos pertinentes de los gastos realizados. Puedes agregar más información del proyecto o categoría y tus gastos son creados en la plataforma.

• Manejar tus Viáticos vía Móvil

La idea de esta solución es que si tus gastos ocurren mientras estás de viaje lo mas conveniente seria que pudieras llevar el control de los mismo durante el viaje, o bien que pudieras administrarlos en algun momento de espera.

Mejora la calidad, porque los gastos se capturan cuando están frescos en la memoria del empleado.
Permite una respuesta rápida de los informes de gastos y, por lo tanto, menos solicitudes de pagos por adelantado.
Libera tiempo para la fuerza laboral móvil que se puede utilizar para actividades de valor agregado.
Otra gran ventaja de las soluciones móviles es la velocidad y la conveniencia de la aprobación; Los gerentes de línea pueden aprobar gastos y reservas de viajes en cualquier lugar.

Utiliza tu cuenta en línea para administrar tus gastos, los avances, el kilometraje y el tiempo de seguimiento. Las empresas pueden establecer sucursales y grupos para mejorar la política de gastos de las empresas. Tendrás control de viáticos formato de cualquier tipo.

• Manejo de Viáticos Automatizado

La automatización es el objetivo principal de los sistemas TI , y los procesos de Viáticos no son una excepción. Un proceso de vanguardia automatizaría la mayor parte de los cálculos, las reglas de auditoría y otras comprobaciones, además de proporcionar informes y análisis con solo presionar un botón.

Genera informes de gastos de viaje de negocios y reembolso en tan sólo unos pocos clics. Exporta tus gastos a PDF, CSV y un efectivo control de viáticos en excel con nuestro software para viáticos. Las herramientas que se manejan en el software son amigables.

El objetivo de las Soluciones Automatizadas es no solo reducir las actividades manuales moviendo los datos de un sistema a otro, sino también permitir que el Sistema de Viáticos y su ecosistema de aplicaciones y servicios conectados sirvan a los usuarios de manera más inteligente y proactiva.

Software para control de viáticos es una solución móvil para la administración de gastos basada en web revolucionaria que elimina los informes de gastos como los conocemos hoy en día. Esto mediante la automatización de todos los pasos del proceso de gestión de gastos, haciendo uso de la exploración recepción y aprobación integrada en el nivel de gasto. Ahora es posible gestionar todos los gastos diarios.

En la Actualidad sabemos que en una empresa es muy importante llevar la Gestión de los Viáticos, de lo contrario el llevar una Mala Gestión nos puede traer muchas consecuencias y en Sistema de Viáticos te escribimos sobre ellos.

Una Mala Gestión de Viáticos conduce a gastos innecesariamente altos y dificulta que los empleados viajen cuando y donde lo necesiten.

En Sistema de Viáticos te damos las Principales Consecuencias de una mala Gestión de Viáticos:

• Datos o recibos inexactos que resultan en un impuesto nacional al valor agregado (IVA).
• Reembolsos lentos que conducen a una alta demanda de pagos anticipados
• Inexactitudes que conducen a un pago excesivo de kilómetros
• Falta de informes para uso de los gerentes para la administración de los gastos de su equipo.
• Falta de análisis perspicaces para mejorar la estrategia de gastos.
• Detención de fraude débil
• Precios más altos de boletos debido a un proceso lento de reserva y aprobación
• Opción limitada que aumenta el costo del viaje y / o el tiempo.
• Agentes que realizan reservas sin conocer el contexto completo del viaje
• Mala gestión de los descuentos; afectados por malos análisis y reservas del sistema principal

En muchas empresas tienen estos problemas y recurren a verificaciones manuales, aprobaciones e informes. Sin embargo, esto hace que el proceso sea aún más ineficiente, y cuando se requieren decisiones rápidas para mantener los costos bajos, incluso pueden ser contraproducentes.

En Sistema de Viáticos les recomendamos que para evitar una Mala Gestión de Viáticos puedes recurrir a nuestro sistema altamente integrado y automatizado para un mejor Control de Viáticos.

El Sistema de Viáticos te ayuda a seleccionar la mejor manera de ahorrar en los gastos de viajes de tu empresa. El control de viáticos clasifica los productos basados en la satisfacción de productos en la administración de gastos de clientes y su presencia en el mercado. Puedes seleccionar cualquiera de los productos para una comparación más detallada de la gestión de gastos de viajes. Los gastos de viajes en tu empresa disminuirán en un 50% con el módulo de control de viáticos.
Las pequeñas empresas a menudo desean un sistema de viáticos que sea fácil de aprender y ofrezca una amplia variedad de características, pero sólo se ocupa de los casos de uso más comunes. Por eso hemos desarrollado un Sistema de Viáticos que se ajusta a las necesidades del cliente.