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Las empresas se mueven actualmente en un mundo interconectado y con una cadena de suministro y operaciones de naturaleza global, que exige que su personal viaje con frecuencia. Además, es habitual que algunos o la mayoría de ellos se desplacen y ubiquen en zonas bastante lejanas de inestabilidad política y económica.

Estos desplazamientos de nuestro personal por todo el mundo son esenciales para el crecimiento estratégico de los negocios, pero es inevitable que ello supone una serie de riesgos de gran importancia.

Amenazas para los empleados
A medida que las empresas se van expandiendo por todo el mundo, también va surgiendo la necesidad de que su personal viaje con asiduidad. Esto supone enfrentarse a todo tipo de amenazas, como la gobernabilidad, la seguridad y una serie de ciberataques, extorsión, desorden civil y alteración del orden público, que de alguna forma altera la seguridad para nuestros empleados.

También hay que contar que muchos de estos países de destino cuentan con infraestructuras muy pobres y estar expuestos a posibles enfermedades graves y víricas puede ser frecuente.

Además los lugares de residencia y alojamiento de extranjeros, que suelen ser las zonas acomodadas, son blanco perfecto para ataques terroristas.

Nuestro deber, preservar su seguridad
Las empresas tienen el deber de cuidar la seguridad y preparar a su personal tanto antes de emprender el viaje, como durante su estancia o regreso.

Un incumplimiento a este respecto puede generar posibles litigios e incidentes que en nada benefician a la reputación de las compañías.

Estrategias de prevención de riesgos
En los viajes por trabajo, las empresas tienen el deber de atender los desplazamientos de sus empleados, a través de estrategias dirigidas a paliar posibles riesgos:

Política de viajes de la compañía
Las empresas han de dictar y tener muy claras las directrices y procedimientos que han de seguir para saber exactamente cual es el destino al que se dirigirán sus trabajadores, lo que están haciendo y como pueden estar protegidos durante la estancia. La política de viajes debe tener dos objetivos:

Garantizar, bajo el deber de cuidar, el mayor grado de seguridad y protección posible.
Asegurar que los viajes por negocios que se realicen a países especialmente calificados de zona de riesgo, estarán sujetos a una evaluación de riesgo formal.

Consideraciones previas al viaje
Evaluar previamente el riesgo facilita a la organización de su estado o nivel de apoyo para aquellos trabajadores que se tengan que desplazar. Para que la política de viajes resulte efectiva, se tiene que contar con un análisis de riesgo completo del país al que se va a destinar. Esto permite una toma de decisiones efectiva en caso de necesidad.

Respuestas ante incidentes
El personal tiene que estar prevenido y saber como debe actuar ante un posible suceso. Y ello debe estar conectado y en línea con el plan de gestión de crisis de la empresa, que a su vez está informada de las pólizas de seguro y coberturas existentes. Así, si por ejemplo un empleado se lesiona durante el viaje, saber cuál es la compañía de seguros con la que tiene que contactar.

En software para viáticos te invitamos  que tomes tus prevenciones ya que una  siempre situación de trabajo siempre se esta expuesto cualquier tipo de situaciones toma tus precauciones como empresa .

  las empresas están relacionadas a viáticos, lo que representa un consumo de recursos adicionales para su comprobación aproximadamente ente el entre 10 y 20% de los gastos delas empresas.

las empresas otorgan a sus empleados o prestadores de servicios independientes gastos de viaje o viáticos, que en un concepto atendible se definen como: Aquellos recursos monetarios, que son asignados a personas que llevan a cabo un viaje o traslado a un punto diferente del lugar donde habitualmente trabajan. Los gastos de viaje o viáticos que otorgan las empresas a sus empleados para hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje sí son deducibles de impuestos, siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos.

Ante este panorama buscamos crear conciencia en la importancia de la cultura de viajes para estar cerca de tus clientes, ofrecer mejores servicios y crecer en el negocio, se trata de una estrategia que se usa en las grandes, medianas y pequeñas empresas. Es crucial que los clientes viajen por la razón correcta, al precio correcto y de la forma correcta, esos son los tres pilares de nuestra propuesta de valor,

En sistema de softwer para viaticos  te ofrecemos uno de los mejores  par que puedas tener mejor control  y eficiencia ante esta demanda por que sabemos lo importante que es  tener un mejor control  de actividades te apoyamos para que se facilite en todo momento esta actividad .

Hoy en sistema de viáticos te damos una pequeña recomendación para cuando y como  uses tus viáticos

Recuerda que muchas veces intentamos ahorrar pensando que en compartir es lo mejor para recortar un poco , debes pensar si esto sera lo mejor ya que estos gastos son  para uso de gastos necesarios durante tu viaje y muchas veces puede o no convenir checa los pros y contras   .

Sin embargo, se puede ahorrar con alguna de las siguientes estrategias que sugiere la publicación

1. Si es posible, solicitar a los que viajan a un mismo destino hacerlo el mismo día para evitar variación en costos.

2.Se debe determinar ciertas normas para que el grupo de trabajo las siga y las respete.

3. Nunca reembolsar gastos que no fueron autorizados ni están permitidos en las política de la empresa. La excepción se puede convertir en regla.

4.  se debe tratar de buscar  la mejor a opción  mas conveniente para   negociar tarifas para trabajadores  en los destinos más comunes de viaje. Cuando estén disponibles dichos hoteles y servicios exigir a los empleados a usarlos exclusivamente.

5. Siempre utilizar la opción más económica que tenga todos los servicios fundamentales. Hacer encuestas entre los empleados que viajan periódicamente para asegurarse de que los lugares seleccionados sean óptimos y satisfagan sus necesidades.

6. Utilizar tarjetas corporativas para controlar los costos es primordial. Ayudan a planificar, ahorrar, y a establecer un límite de gastos. Una de las ventajas de la tarjeta Ticket Empresarial® de Edenred es que te permite cotejar la información en línea.

7. Reservar con la mayor antelación posible siempre ahorra costos en las líneas aéreas. Quienes toman decisiones de viaje de última hora necesitan autorización y analizar costos-beneficios de sus gerentes o directores.

8. Experimentar más con reuniones virtuales, las teleconferencias, el uso de Skype u otras herramientas colaborativas. Esto mantiene a los empleados en la comodidad de sus sitios de trabajo y puede evitar gastos o viajes innecesarios. Estos métodos funcionan bien para varios tipos de capacitación, especialmente a aquellos que obligan a varios empleados a interactuar a la vez.

9. Requerir a los empleados utilizar servicios de transporte menos costosos, cada vez que estén disponibles, sobre todo cuando los empleados viajan entre aeropuertos y hoteles. Hay que impulsar algo tan sencillo como pedir a los empleados que viajan (pero en distintos vuelos) encontrarse para compartir los gastos de taxis o traslados terrestres.

10. Pedir a los empleados más experimentados que enseñen a los nuevos compañeros tips para hacer reservas oportunas, presupuestos de sus viajes y explorar opciones para la racionalización de los gastos.

Es extremadamente importante ser respetuoso con tus empleados sobre las políticas para controlar gastos de viajes empresariales.

Éstos, al sentirse respetados y tomados en cuenta, se enfocan en las metas, generan un ambiente positivo en la empresa y cuidan sus ingresos.

En sistema de viáticos con la mejor experiencia tenemos el mejor sistema de viáticos que  se da el seguimiento para el control de tus gastos asegurando que se cumplan las normas de  tu empresa .