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Hoy hablaremos en Software de Viáticos de los distintos gastos de la empresa, ya que son elementos fundamentales para asegurar el futuro de cualquier empresa, ya que una empresa bien gestionada debe tener analizados sus gastos de forma detallada y controlados, para evitar acciones que puedan llegar a  impactar en su negocio.

En Software de Viáticos te decimos que los gastos de una empresa se pueden dividir entre gastos variables, gastos fijos y gastos marginales, pero también se deben tomar en cuenta los gastos directos y los gastos indirectos y por supuesto los gastos en efectivo, así como los gastos que impactan el beneficio pero que no implican un desembolso por parte de la empresa.

Los gastos variables, son los que van cambiando junto con la actividad de la empresa, es decir, si los negocios suben los gastos variables suben y, si los negocios bajan, los gastos variables bajan. Y aunque los movimientos no siempre son directos, como cuando tienes que comprar una materia prima para fabricar un producto, muchas veces debes comprar cantidades mínimas o en volúmenes determinados.

Gastos variables incluyen las materias primas, gastos laborales así como otros gastos que se utilizan para la producción de los productos y servicios de la empresa, los gastos fijos son los que existen en la empresa como lo son  los gastos dela renta de edificios,  los gastos de administración, gastos de seguros, servicios públicos, impuestos, y gastos administrativos.

Los gastos directos son los que se incurren directamente con la elaboración de los productos o servicios, mientras que los indirectos son gastos necesarios para la producción del producto o servicio, de aquí vemos que la mayoría de gastos que tiene una empresa son gastos de flujo y los que no implican un coste de la empresa pero que son gastos de la empresa. En Software de Viáticos sabemos que un informe de los gastos le permite a la empresa elaborar un plan de negocios y de producción, incluso cuando ve a sus precios bajar por la competitividad.

Todo el objetivo de una empresa es poder generar suficiente para beneficiar su inversión dentro de la empresa y, para eso, fija  precios a un nivel necesario para, después pueda tener sustentabilidad.

Hoy en Software para Viáticos te daremos una sugerencia de alimentos para cena de negocios y es que sabemos de la importancia que tiene el que organices ya sea una comida o una cena para cerrar un gran tarto que ayudara a tu empresa, también sabemos que son muchos los empresarios que optan por hacer citas de negocios a la hora de la comida o en la cena, y permiten llevar a cabo una reunión sin ocupar otros momentos productivos en la agenda.

A continuación Software para Viáticos te dará una guía de este tipo de eventos ya que una comida de negocios no sólo es cuestión de negocios, primero tienes que asumir que no conoces a la persona con la que concertaste la cita pero sabes  que necesitas algo de ella,  ya sea dinero, formar una alianza, llegar a un acuerdo o firmar un contrato y en este caso hipotético, tú requeriste la reunión y eres quien presentará la oferta o realizará alguna propuesta, aunque  no siempre debe haber un platillo de por medio, muchas veces la comida es un elemento cercano a la idea de compartir a la hora de hacer negocios.

Toma en cuenta que si tu invitado insinúa que la junta mejor se realice en su oficina o en un café, la recomendación es que aceptes estas opciones, ya que esto tiene un trasfondo muy sencillo, si consigues que en la primera o en la segunda cita tu contraparte acepte ir a comer, entonces posiblemente ya ganaste su confianza y pueda estar interesada en hacer negocios contigo, antes deberás elegir el restaurante, que tenga una ubicación conveniente para la otra persona o, por lo menos, en un punto intermedio y  así sabrás qué tipo de atención ofrece. Lo mejor será que elijas  un establecimiento que se destaque por su servicio, que sería una equivalencia a tu propio negocio.

Si tienes un asistente, pídele que reserve una mesa apartada del resto de los comensales, sin ruido ni distracciones, para poder platicar con tranquilidad y sin interrupciones, o en todo caso tú puedes llamar para hacer la reservación  tomando en cuenta los puntos anteriores

Cuando se trata de hablar de negocios, la situación se torna complicada debido a que relacionamos la hora de la comida como un momento para socializar, no para hablar de formalidades, por lo que te sugerimos preparar tu presentación o propuesta para que sea breve y luego puedas pasar a otros tema. Por lo tanto, el consejo es relajarse y tener una charla interesante. Pero si cuando terminaste la conversación de cinco minutos acerca de negocios, el otro quiere seguir hablando del tema, no te preocupes, déjalo continuar. Lo fundamental de las comidas de negocios es que nos obligan a llevar a cabo algo que no solemos hacer lo suficiente en la vida profesional: ser nosotros mismos. Además de relajarnos y, por supuesto, comer.

En cuanto a la bebida, deja que tu invitado decida qué quiere tomar pero si estás cerrando una negociación importante, la recomendación es que tú elijas una bebida no alcohólica, recuerda que si estás en la posición de conseguir algo, entonces tienes que pagar la cuenta, en Software para Viáticos te recomendamos ser amable, sin caer en el servilismo, otra de las cosas muy importante es que no olvides guardar tus recibos por la alimentación para que los puedas deducir en tus Viáticos.

Software para Viáticos te dirá el día de hoy como evita errores en un viaje de negocios una empresa ya que uno de los gastos recurrentes en las pequeñas empresas son los viajes de negocios, afortunadamente, gracias a la tecnología, la mayoría de las razones de los viajes de han desaparecido prácticamente

En caso de que seas emprendedor y estés consolidando tu empresa, lo mejor que puedes hacer es  planificar cuidadosamente cada gasto, evitando en lo posible perdidas que no ayuden al crecimiento del negocio, en este caso te diremos los errores que llegan a tener estas empresas y de esta forma evites cometerlos.

En Software para Viáticos sabemos que algunas empresas le piden a sus empleados armar un estimado de sus gastos, otras más te dan lo que se les ocurre o en el mejor de los casos, hay compañías que tienen el respaldo de agencias de viajes que se encargan de todo el error se comete cuando no haces un buen cálculo del dinero que necesitas, y terminas poniendo de tu bolsillo.

Otro error es no investigar tiempos y distancias, el no saber cuál es el tiempo estimado del aeropuerto al hotel, o  del hotel al punto de reunión o  de los recorridos que en general tienes que hacer.

Olvidarte de revisar la fecha de expiración de pasaporte o visa, si no lo hiciste o no estás seguro de la vigencia de los mismos, en cuanto te informen del viaje asegúrate de revisar tus documentos, y no permitas que compren los boletos de avión antes de que lo verifiques.

Ya sea por las prisas, el estrés y los desplazamientos, es común que se lleguen a perder algún comprobante de gastos, con Software para Viáticos es fácil evitar este error ya que lo puedes digitalizar y mandar evitando la perdida de estos comprobantes

Los pequeños desplazamientos que son innecesarios son la fuente más común de pérdidas de dinero en las pequeñas empresas, por eso antes de reservar el vuelo checa que se pueda hacer por los nuevos medios de la tecnología.

El no considerar los gastos operativos es un gran error ya que un viaje de negocios no se limita solo al alojamiento y transporte, hay otra serie de gastos como comida, por lo que debes fijar una serie de reglas muy específicas sobre lo que sus empleados pueden gastar en los viaje de negocios.

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