Los viáticos empresariales son aquellos gastos de la empresa debe hacer con los empleados que tengan que trasladarse del centro de trabajo para realizar actividades estrictamente relacionadas con sus tareas profesionales, pero para los empleados, ¿cómo realizar solicitudes de viáticos en empresa?
Los viáticos son un gasto común para muchas empresas, por ello deben tener la capacidad de responder y dar la posibildiad a sus empleados de realizar soliciutdes para viáticos de una manera más ágil y que, una vez el sistema otorgue el visto bueno para éstos, se entreguen los recursos económico al trabajador para realizar sus funciones dentro de la organización de manera confiable, con el fin de que éstos hagan buen uso de los recursos que se le otorguen con un procesos más claro y automatizado.
Para beneficiar la rapidez con la cuál las solicitudes de viáticos en empresas que tengan que mandar a los empleados a diferentes lugares por la misma naturaleza de las actividades que realizan, se necesitan pasos que se pueden seguri fácilemente con soluciones digitales como la de Vi´aticos MX
Un sistema digital diseñado para la administración de viáticos o gastos de viaje es una de las mejores maneras de realizar solicitudes, entregar recursos, verificar el uso de éstos, agendar viajes y poder deducir gastos de estos.
¿Cómo se realizan las solicitudes de viáticos?
Otorgarle la capacidad a la empresa de generar las propias solicitudes de viáticos es una de las mejores maneras de adelantar trabajo y automatizar los procesos que involucran tanto la aprobación como el manejo de los recursos económicos.
¿Para qué se pueden otorgar viáticos a trabajadores?
Generalmente las empresas categorizan los gastos de viaje en bajo los siguientes conceptos; asegurándose de cumplir con las disposiciones fiscales de la ley de ISR :
- Pasajes aéreos y transporte local.
- Hospedaje.
- Alimentación.
- Seminarios o convenciones
- Combustible
Los cuales deben estar incluidas y estructuradas en la política de viáticos de tu empresa; y tu trabajo como travel manager es asegurarte que estás políticas se cumplan.
¿Cómo comprobar viáticos?
Existen tres procesos principales en los que se pueden comprobar viáticos como lo son:
- Solicitud de recursos
- Entrega de importes
- Comprobación de gastos
Solicitud de Recursos y Viaje
El objetivo de este primer proceso es la financiación de los viáticos, paso que regularmente se realiza mediante el deartamento financiero y las autoridades que den el visto bueno a los viajes que se realizan mediante la entrega o envío de formatos específicos de viaje.
En este paso el profesional encargado deberá verificar los detalles del formato a la vez que se apega a la política de viajes estructurada por su empresa para decidir si se aprueba o no el gasto por concepto de viáticos
Entregar de recursos
Una vez que se aprueban los viáticos, se le otorgan al colaborador los recursos necesarios para el viaje, ya sea a través de:
- Transferencia bancaria
- Tarjeta especial para viáticos
- Abono a tarjeta bancaria
Comprobación de viáticos
Esta etapa se comienza una vez que el colaborador entrega los comprobantes de gastos apegándose a lo estipulado en su política de viajes en cuanto a tiempos, formato, montos, etc.
Cuando se comprueban viáticos de manera automática con la app de viáticos de Viáticos MX se detalla el gasto, concepto y monto junto a la veracidad, validez, tipo de gastos, fecha lugar y otros elementos que se necesiten para hacer valida la comprobación.
Aplicación móvil para solicitudes de viáticos
La aplicación móvil mediante la plataforma digital de Viáticos MX es una herramienta sencilla y segura que permite gestionar gastos, viajes y facturas directamente desde su teléfono inteligente. Los agentes viajeros pueden reservar viajes, gestionar itinerarios y enviar reportes de gastos desde cualquier lugar.
La aplicación para administración de viáticos de Viáticos MX proporciona una lista actualizada de todas las tarifas de viáticos estándar por estado y localidad, se puede seleccionar el estado al que viajará su empleado y verá la tarifa estándar para ese estado, así como cualquier localidad con costos significativamente diferentes. Con esto tu puedes colocar el límite y además supervisar ese gasto sin desmejorar las posibilidades de comodidad de los empleados y puede realizar funciones como:
- Crear y presentar informes de gastos, de cargos a las tarjetas o entradas de efectivo
- Fotografías de recibos y conectar las imágenes compatibles con las cuestiones importantes para el gasto
- Añadir kilometraje de un auto a un informe de gastos
- Los administradores pueden acceder a los informes de gastos con el fin de aprobar o rechazar
