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Actualmente sabemos que ya hay aplicaciones para todo, y una muy importante para las empresas son las de Control de Viáticos, y en este articulo te escribimos sobre una una aplicación que te ayuda con la administración de viajes de negocios.
Antes de Facturar debes tener en cuenta que debes ingresar a la página del SAT para poder dar de alta tus datos y que te asignen una FIEL y con ésto un Certificado De Sello Digital, con ellos ya puedes empezar a facturar desde casa en la página web del lugar en el que te dieron un recibo de compra, la mayoría utiliza un número en la parte baja del ticket para que sea usado como referencia.
Todas los establecimientos o personas que tienen como característica dar un servicio o vendedores de un producto deben expedir una factura o documento que sea equivalente, ésta deben llevar obligatoriamente:
- Lugar y domicilio fiscal del comerciante
- Apellidos y nombre / Razón Social del vendedor
- Fecha y hora de expedición de la venta
- Cantidad de productos totales que fueron vendidos
- Descripción general de los artículos o servicios que fueron vendidos
- Valor total de la venta
Hay que recordar que los viáticos en la actualidad, este concepto es utilizado para nombrar al dinero o las especies que se le entregan a una persona para cubrir los gastos que incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera del área habitual de trabajo o sustentar un viaje. Pueden entregarse al viajero antes de su partida, con el objetivo de tener los medios necesarios para subsistir durante el tiempo del viaje. Se incluyen gastos de hospedaje, alimentos, manutención y desplazamiento.
Información necesaria de una factura
Para emitir Facturas se necesita incluir algunos datos básicos; obligatorios para la validez de la misma:
Las Facturas sirven como comprobantes de viaticos
Los viáticos comprobados a los que se aplique lo dispuesto en el artículo 93 fracción XVII de la LISR y 152 del Reglamento de la LISR, deberán reflejarse en el CFDI.
Los viáticos que no se comprueben por parte del trabajador o no reúnan los requisitos fiscales y a los que no les aplique lo dispuesto en el artículo 152 del Reglamento de la LISR, así como los no deducibles para el patrón deberán reflejarse en el CFDI.
Sistema de Viáticos es una aplicación web que te ayuda a capturar por medio de una foto de las Facturas y así poder subirlas al sistema para poder tener un gasto comprobado, sin miedo a perder el comprobante.
Aquí en Viaticos.com.mx sabemos que es de vital importancia que en un viaje tengas un control de gastos y que se verifiquen todas las compras a través de una aplicación para control de viáticos, así que te explicamos cómo funcionan y qué tienes que hacer para poder deducir viáticos en México por medio de los nuevos recursos digitales.
Requisitos para deducir viáticos en México
Dentro de los requisitos a cumplir debemos considerar:
- Que estén destinados al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje
- Que estos gastos se realicen fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente
- Que las personas a favor de las cuales se realicen estas erogaciones tengan una relación de trabajo con el contribuyente de servicios subordinados o de prestación de servicios profesionales
- Que los gastos estén amparados con comprobantes fiscales cuando se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente cuando se efectúen en el extranjero
En cuanto a los montos máximos deducibles y los requisitos a cumplir por cada tipo de erogación se deben considerar los mencionados en la siguiente tabla:
¿Hay límite para deducir viáticos o gastos de viaje?
Existen ciertos límites superiores en las deducciones, además de requisitos específicos que deben cumplirse.
Por otro lado, para poder deducir los gastos de viaje será necesario que el contribuyente cuenta con actividad empresarial, es decir, que preste servicio profesional, servicio o comercialización de bienes. Si se trata de un empleado, tendrá que estar en nómina en la empresa para la que presta el trabajo subordinado.
Viáticos MX proporciona una lista actualizada de todas las tarifas de viáticos estándar por estado y localidad, se puede seleccionar el estado al que viajará su empleado y verá la tarifa estándar para ese estado, así como cualquier localidad con costos significativamente diferentes. Con esto tu puedes colocar el límite y además supervisar ese gasto sin desmejorar las posibilidades de comodidad de tus empleados.
Gastos de alimentación
Aquí encontramos una serie de limitaciones para poder deducir los gastos de alimentación como:
- Límite de $750 pesos diarios por beneficiario cuando se traten de gastos dentro del territorio nacional.
- Límite de $1,500 pesos diarios por cada beneficiario si se tratan de gastos en el extranjero.
Para el caso del gasto en el extranjero, deberá acompañarse del comprobante fiscal o la documentación comprobatoria del hospedaje o transporte. En caso de que se aporte la documentación del transporte únicamente, el pago deberá haberse efectuado con tarjeta de crédito de la persona que ha realizado el viaje.
Control de viáticos con software
El control de gastos de viaje incluye capacidades de los empleados a los gastos de entrada para la aprobación a través de un navegador o una aplicación móvil. Que además de permitir gestionar mejor el presupuesto de los viajes, el sistema de viáticos de Viáticos MX enlaza cada tarjeta con un correo electrónico al que se envía las facturas de los gastos de representación.
Nuestro Sistema de viáticos está diseñado para presentar, procesar, reembolsar, y realizar un seguimiento de gastos de los empleados. El control de viáticos incluye capacidades de los empleados a los gastos de entrada para la aprobación a través de un navegador o una aplicación móvil.
Aquí en Viaticos.com.mx sabemos que es de vital importancia que en un viaje tengas un control de gastos y que se verifiquen todas las compras a través de una factura electrónica, así que te explicamos cómo funcionan y qué tienes que hacer para poder facturar por medio de los nuevos recursos digitales.
La implementación de software especializado en gastos de viaje es una necesidad actual de cualquier empresa que puede enviar a sus empleados a capacitaciones, juntas, reuniones de negocios y un largo etcétera y que puede ahorrar millones de pesos en la gestión de estos; por ello Viaticos MX ha podido ser la muestra real de que se puede controlar los gastos de forma correcta apegado a la reglamentación nacional e internacional.
Estos beneficios del uso de software para control de gastos de viajes incluyen:
- Reducción de tiempo de requerimientos de gastos o viajes
- Comprobaciones fiscales
- Informes de viajes más fiables y fáciles de lectura
- Implementación de sistema especializado en todos los viajes
- Ahorro de hasta un 70% en gestión, función y desarrollo de gastos de viajes
- Facilitar los procesos de contabilidad
- Líneas de gastos de negocios de forma automática por defecto
- Categorías con la asignación de varios días y desglose automatizado
- Listo para auditorías
- Optimización de políticas de gastos de negocios
Además desde nuestra cuenta básica está diseñada para los trabajdores independientes, consultores y pequeñas y medianas empresas, incluso agiliza la forma de gestionar los gastos con nuestro software control de gastos empresariales.
Software para control de viáticos que ofrece Viáticos MX es una solución móvil para la administración de gastos basada en web revolucionaria que elimina los informes de gastos como los conocemos hoy en día. Esto mediante la automatización de todos los pasos del proceso de gestión de gastos, haciendo uso de la exploración recepción y aprobación integrada en el nivel de gasto. Ahora es posible gestionar todos los gastos diarios.
En Viaticos.com.mx estamos para ayudarte y para esto en nuestra página podrás asegurarte que al llenar el formulario vas a poder contar con el Software más avanzado para el control total de los gastos de viaje en tu negocio o empresa y además recibir asistencia en el escaneo y digitalización de recibos.
Los gastos de viaje para empleados son una manera de conseder recursos a los colaboradores que hagan un traslado del centro de trabajo hacia algún sitio con el fin de llevar a cabo tareas que los requieran fuera de una ciudad u área cercana.
Con el fin de optimizar los recursos y poder tener un control efectivo sobre estos, se debe saber cómo administrarlos y tener en cuenta cuál es el máximo de gastos de viaje para empleados contemplado en la Ley Federal del Trabajo, así como conocer las mejores maneras de administrar los viáticos.
¿Qué se consideran gastos de viaje para empleados?
Los gastos de viaje que otorgan las empresas a sus empleados para hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje sí son deducibles de impuestos, siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos fiscales.
Los gastos de viaje también son las erogaciones realizadas al desplazarse del lugar donde se encuentra el domicilio del contribuyente al lugar en donde se realizará el servicio.
Máximo de Gastos de Viaje Para Empleados en México
- Por alimentación en México $ 750.00 diarios por persona
- Por alimentación en el extranjero $ 1,500.00 diarios por persona
- Por Renta de auto y gastos relacionados al transporte terrestre $ 850.00 diarios tanto en México como en el extranjero
- Hospedaje en el extranjero $ 3,850.00 diarios por persona
Los gastos deberán estar amparados con un CFDI cuando se efectúen en territorio nacional, o contar con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando se efectúen en el extranjero.
Mejor manera de controlar los gastos de viaje de empleados
La mejor manera de controlar los gastos de viaje de empleados es con una tarjeta de viáticos manejada desde un software especializado en la asistencia en viáticos.
Con el respaldo de las marcas Carnet, Master Card y Visa, aseguras la mayor aceptación de las tarjetas en todos los giros incluyendo e-commerce. Nuestros medios de pago, le permiten a tus colaboradores reservar hoteles y renta. Tarjetas con tecnologías de banda magnética o Chip + NIP único e intransferible, según la marca de aceptación que elijas.
Beneficios para las Empresas con la tarjeta de gastos de viaje
- Controlas la manera en que se pueden utilizar los viáticos de la empresa.
- Simplifica la Comprobación de gastos, generando ahorro en tiempo.
- Acceso a una amplia red mediante nuestra App de Control de Gastos.
- Monitoreo en línea de las operaciones.
- Diseño personalizado en tarjeta con Logo de su empresa.
- Manejo de tarjetas de Stock.
- Acceso a una amplia red de establecimientos.
- Consulta de transacciones y saldo en línea a través de nuestra App de Gastos de Viajes.
- Protección de saldo en caso de robo o extravío.
Administra de manera integral los gastos de viaje de los empleados con solo una tarjeta y en una sola plataforma.
Solución a los gastos de viaje de empleados
Viáticos MX te ofrece una plataforma digital para automatizar la gestión de viajes empresariales en la cual puedes configurar las políticas de viáticos de tu empresa y además esta alineada con las políticas y leyes mexicanas, asegurando que tus colaboradores cumplan con las disposiciones establecidas por tu empresa y garantizar que tus viáticos sean deducibles.