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Viaticos MX es la mejor opción para la administración de viáticos a empleados con la tarjeta para viáticos y gastos de viaje de empleados.
Una empresa que tenga empleados con la urgencia de viajar para hacer negocios, tiene que tener la capacidad de pagar y administrar viáticos a sus colaboradores y que se verifiquen todas las compras a través de una factura electrónica, así que te explicamos cómo funcionan y qué tienen que hacer los empleados para poder facturar por medio de los nuevos recursos digitales. A continuación te enseñamos porqué somos la mejor opción para administrar viáticos.
Máximo de Viáticos en México
| CONCEPTO | MONTO MÁXIMO DEDUCIBLE | REQUISITOS |
| Alimentación | En territorio nacional: $750.00 diario por beneficiario. En el extranjero: $1,500.00 diario por beneficiario. | Acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. Si la documentación acompañada es sólo la de transporte, se deberá efectuar el pago de los alimentos con tarjeta de crédito a nombre de la persona que realice el viaje. |
| Renta de autos | En el territorio nacional o en el extranjero: $850.00 diario | Acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. |
| Hospedaje | En territorio nacional: Sin límite. En el extranjero: $3,850.00 diarios. | Acompañar la documentación relativa al transporte. |
Todos los viáticos deben ser administrados bajo los siguientes parámetros entre obreros y patrones:
◉ Uso o goce:
Deben destinarse a hospedaje, alimentación, transporte, automóviles y pago de kilometraje del beneficiario del viático o cuando se aplique dentro de una faja de 50 km que circunde el establecimiento del contribuyente.
◉ Relación laboral:
Los beneficiarios de los viáticos deberán tener una relación laboral o estar prestando servicios profesionales al contribuyente
◉ Documentación Comprobatoria
Los gastos deberán ser amparados con un comprobante fiscal cuando se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando se efectúen en el extranjero.
Además siempre es importante poner límites a los gastos de viaje de antemano como:
- Cuánto podrá gastar un colaborador en cierto lugar
- Establecer los límites de gastos y las que conceptos por los que se recibirán los viáticos
- Establecer las mecánicas bajo las cuáles se van a otorgar los viáticos; es decir si la empresa se las va proporcionar ante o después del viaje, entregando claro, sus respectivos recibos y CFDI por concepto de viáticos.
Aunque en realidad no existe un monto exacto entre el presupuesto que debes otorgar a tus colaboradores en términos de viáticos es importante que no pasar por alto lo establecido por la ley para evitar que estos no puedan hacerse deducibles.
Beneficios de las Tarjetas de Viáticos
- Simplificación de procesos: Las tarjetas de viáticos agilizan el proceso de reembolso y eliminan la necesidad de que los empleados adelanten dinero de su propio bolsillo y luego presenten solicitudes de reembolso.
- Transparencia: Las empresas pueden monitorear los gastos en tiempo real, lo que proporciona un mayor nivel de transparencia y control.
- Reducción de errores: Al automatizar el proceso, se reducen los errores de entrada de datos y se facilita la reconciliación de gastos.
- Cumplimiento con políticas: Las tarjetas de viáticos facilitan el cumplimiento con las políticas de gastos de la empresa al aplicar límites y restricciones específicos.
- Reducción de fraudes: Al tener un seguimiento detallado de los gastos, las tarjetas de viáticos ayudan a prevenir y detectar fraudes.
Una tarjeta de viáticos para empleados es una herramienta eficaz para simplificar y controlar los gastos relacionados con viajes de negocios. Ayuda a las empresas a administrar eficazmente los gastos, garantizar el cumplimiento de políticas y proporcionar a los empleados una forma conveniente de realizar pagos durante sus desplazamientos laborales.
¿Cómo administrar los viáticos a mis empleados?
El software de Gastos de Viajes desarrollada por Viáticos MX complementa nuestra solución basada en una plataforma en línea que permite a los viajeros administrar su viaje de negocios completo y gestionar los gastos de viajes.
Desde la reserva de los viajes, la administración de los itinerarios, el ingreso de gastos y la presentación de informes de gastos los empleados pueden hacer todo a tu alcance.
Con software de gastos empresariales se puede hacer una digitalización fácilmente tus recibos y todos los datos relevantes se extraen automáticamente, además de poder recoger las facturas y enviarlas de inmediato.
Los viáticos son un derecho laboral que juegan un papel importante a la hora de garantizar que los empleados tengan los recursos necesarios para llevar a cabo sus labores fuera de su sitio original de trabajo. Viáticos MX te ayuda a saber las situaciones en las cuáles se tiene derecho a viáticos y cómo se pueden utilizar de manera adecuada.
¿Cómo funcionan los viáticos?
Es importante tener en cuenta que los viáticos son asignaciones económicas que se otorgan a los empleados cuando realizan viajes de trabajo. Estos gastos adicionales cubren los costos de alojamiento, transporte, alimentación y otros gastos relacionados con el desplazamiento. Los viáticos se deben otorgar a los empleados cuando debido a una cuestión de trabajo debe realizar tareas fuera de su lugar habitual de trabajo y no pueden retornar a su hogar al finalizar la jornada laboral.
Uno de los casos más comunes en los que se tiene derecho a viáticos es cuando los empleados deben realizar viajes de negocios a lugares distintos a su sede principal. Esto puede implicar visitas a clientes, proveedores, conferencias o reuniones en otros países o ciudades. La importancia de los los viáticos recae en cubrir los gastos asociados a la estadía temporal, asegurando que los empleados puedan llevar a cabo sus responsabilidades sin pasar por dificultades económicas que impidan realizar estas actividades.
Además, los viáticos también se pueden otorgar cuando los empleados deben desplazarse por un período prolongado de tiempo en un lugar distinto a su residencia habitual. Esto puede ocurrir, por ejemplo, en proyectos de construcción, instalación de equipos o implementación de sistemas en diferentes localidades.
Los viáticos son esenciales para cubrir los gastos de hospedaje, alimentación y transporte mientras los empleados se encuentran lejos de su hogar.
¿Qué deben cubrir los viáticos de empleados?
Los viáticos deben cubrir los siguientes gastos:
- Alojamiento
- Las comidas
- Gastos incidentales (incluyendo lavandería, servicio a la habitación y propinas)
Las empresas pueden pagar viáticos para cubrir las tres categorías o separar el alojamiento de las comidas y los gastos imprevistos.
¿Cómo administrar los viáticos a empleados?
La app para control de Viáticos MX permite a sus empleados comprobar sus gastos de viáticos y/o de proyectos desde una aplicación web y una aplicación móvil, donde se suben las facturas en XML o recibos no fiscales para ser validadas y autorizadas por sus superiores, a efecto de realizar su comprobación y reembolso de gastos.
Es importante que las empresas establezcan políticas claras sobre el pago de viáticos, incluyendo los montos máximos que se pueden pagar y los gastos que se pueden incluir. Además, es fundamental que se registren los gastos y que se soliciten los comprobantes correspondientes para evitar malentendidos y problemas fiscales.
La aplicación para administración de viáticos de Viáticos MX proporciona una lista actualizada de todas las tarifas de viáticos estándar por estado y localidad, se puede seleccionar el estado al que viajará su empleado y verá la tarifa estándar para ese estado, así como cualquier localidad con costos significativamente diferentes.
Con la aplicación móvil de administración de gastos de viaje de Viáticos MX se pueden colocar el límite y además supervisar ese gasto sin desmejorar las posibilidades de comodidad de los empleados y puede realizar funciones como:
- Crear y presentar informes de gastos, de cargos a las tarjetas o entradas de efectivo
- Fotografías de recibos y conectar las imágenes compatibles con las cuestiones importantes para el gasto
- Añadir kilometraje de un auto a un informe de gastos
- Los administradores pueden acceder a los informes de gastos con el fin de aprobar o rechazar
Es importante destacar que el otorgamiento de viáticos debe ser justificado y acorde a las necesidades del viaje de trabajo. La empresa debe establecer políticas claras y transparentes que definan los criterios para la asignación de los viáticos, tales como el nivel jerárquico del empleado, la duración del viaje, la ubicación geográfica y los gastos estimados. Esto garantiza que los viáticos se utilicen de manera responsable y que los recursos de la empresa se empleen de forma eficiente.
Es importante destacar que el derecho a viáticos puede variar dependiendo de la legislación laboral y las políticas internas de cada empresa. Algunas compañías establecen montos fijos o tablas de viáticos para diferentes destinos, mientras que otras evalúan los gastos en función de la justificación proporcionada por los empleados. Es fundamental que los empleados conozcan las políticas de viáticos de su empresa y sigan los procedimientos establecidos para solicitar
Los gastos en un viaje de negocios pueden variar dependiendo de la ubicación, la duración del viaje, las políticas de gastos de la empresa y las necesidades específicas del empleado. Sin embargo, hay algunos gastos comunes que suelen surgir en la mayoría de los viajes de negocios.
Gastos más comunes en viajes de negocios
Antes de partir en un viaje de negocios, es fundamental planificar el viaje con antelación. Esto incluye reservar vuelos y alojamientos con suficiente tiempo, así como investigar sobre el destino y las posibles actividades relacionadas con el negocio. Asegurarse de tener todos los documentos de viaje necesarios, como pasaportes y visas, actualizados y en regla. Esto evitará retrasos y complicaciones innecesarias en aeropuertos y fronteras.
Aquí te presentamos en Viáticos MX una lista de los gastos más comunes en un viaje de negocios:
- Transporte: Este es uno de los gastos más significativos. Incluye el costo del vuelo o tren para llegar al destino, así como los traslados desde el aeropuerto o estación de tren hasta el hotel y otros destinos relacionados con el trabajo.
- Alojamiento: Los gastos de hospedaje en un hotel o apartamento suelen ser una parte importante del presupuesto de viaje de negocios. Algunas empresas tienen políticas de gastos que establecen un límite para el costo diario de alojamiento.
- Comida: Los gastos de comida incluyen desayuno, almuerzo, cena y posiblemente refrigerios durante el día. Algunas empresas proporcionan una asignación diaria para comidas, mientras que otras reembolsan los gastos de comida basados en recibos.
- Transporte local: Esto abarca los gastos relacionados con el transporte dentro de la ciudad o área donde se encuentra la empresa. Puede incluir tarifas de taxis, alquiler de vehículos, transporte público o servicios de viaje compartido como Uber o Lyft.
- Internet y comunicación: Los costos de conectividad, como el acceso a Internet en el hotel o en el lugar de trabajo, así como llamadas telefónicas, mensajes de texto y datos móviles, también son comunes.
- Material de trabajo: Si el empleado necesita comprar materiales o suministros específicos para llevar a cabo sus tareas comerciales, estos gastos suelen ser reembolsados por la empresa.
- Registro y tasas: En algunos casos, puede ser necesario pagar tasas de registro para conferencias, eventos o ferias comerciales a los que asista el empleado en representación de la empresa.
- Entretenimiento: Si el viaje de negocios implica reuniones con clientes o socios comerciales, es posible que se incurran en gastos relacionados con el entretenimiento, como comidas en restaurantes o actividades de ocio.
- Seguro de viaje: Algunas empresas optan por proporcionar seguros de viaje para sus empleados durante los viajes de negocios para cubrir situaciones imprevistas como cancelaciones de vuelos, pérdida de equipaje o emergencias médicas.
- Misceláneos: Pueden surgir gastos imprevistos durante un viaje de negocios, como propinas, estacionamiento, costos de visa (en viajes internacionales), y otros gastos menores.
¿Qué deben cubrir los viáticos de empleados?
Los viáticos deben cubrir los siguientes gastos:
- Alojamiento
- Las comidas
- Gastos incidentales (incluyendo lavandería, servicio a la habitación y propinas)
Las empresas pueden pagar viáticos para cubrir las tres categorías o separar el alojamiento de las comidas y los gastos imprevistos.
¿Cómo administrar los viáticos a empleados?
La app para control de Viáticos MX permite a sus empleados comprobar sus gastos de viáticos y/o de proyectos desde una aplicación web y una aplicación móvil, donde se suben las facturas en XML o recibos no fiscales para ser validadas y autorizadas por sus superiores, a efecto de realizar su comprobación y reembolso de gastos.
Es importante que las empresas establezcan políticas claras sobre el pago de viáticos, incluyendo los montos máximos que se pueden pagar y los gastos que se pueden incluir. Además, es fundamental que se registren los gastos y que se soliciten los comprobantes correspondientes para evitar malentendidos y problemas fiscales.
Es importante destacar que las políticas de gastos de viaje pueden variar ampliamente entre empresas. Algunas compañías tienen políticas muy detalladas que establecen límites específicos para cada categoría de gasto, mientras que otras pueden permitir una mayor flexibilidad.
Los empleados deben familiarizarse con las políticas de gastos de su empresa y asegurarse de mantener todos los recibos y registros necesarios para el reembolso adecuado de gastos.