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Seguramente has escuchado la palabra Reembolso, pero como funciona con los viaticos en las empresas, en Sistema de Viaticos te ayudamos aclarar tus dudas.

En Sistema de Viáticos empezaremos definiendo que es un reembolso, que aunque es un concepto que manejamos, lo definimos con respecto a los viaticos.

Se reconoce como Reembolso a la operación económica mediante la cual una persona o entidad recibe de vuelta alguna cantidad de dinero o de bienes materiales que había entregado como pago de un servicio o producto. El reembolso suele darse como consecuencia de situaciones erróneas, accidentales o de la mala realización de una compra en la cual el servicio o el producto no han podido ser asegurados de la manera en que el comprador lo buscaba.

El Reembolso de gastos incurridos por el trabajador para el desarrollo de actividades propias de su relación laboral, son pagos que no constituyen salario y que no están sometidos a retención en la fuente por no constituir ingreso para el contribuyente.

En qué circunstancias se realiza un Reembolso en los Viáticos

En cumplimiento de sus funciones, los trabajadores pueden incurrir en gastos que posteriormente la empresa se los reembolsa. Estos pagos no constituyen ingreso para el trabajador, toda vez que no enriquecen su patrimonio, sino que simplemente están devolviendo al trabajador algo que debió invertir para poder realizar una actividad relacionada y necesaria en el desempeño de las funciones para las que fue contratado por la empresa, por tanto es responsabilidad de la empresa correr con estas erogaciones, y si es el trabajador el que las ha cubierto, debe la empresa proceder a reembolsar las.

Entre este tipo de gastos pueden existir gastos de transportes, alimentación, hospedaje, compra de útiles y herramientas de trabajo, etc.

Estos pagos al no constituir salario, al igual que los gastos de representación, no forman parte de la base para efectos de los aportes a seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

Aspectos tributarios en los Reembolsos

El Reembolso de gastos no es un ingreso para el trabajador, por lo que no deberá pagar impuesto de renta sobre ellos, ni están sometidos a retención en la fuente por ingresos laborales.

Según el artículo 26 del estatuto tributario, se considera ingreso todo pago que sea susceptible de incrementar el patrimonio neto del contribuyente. En el caso de los Reembolso de gastos, estos no incrementan el patrimonio del contribuyente [trabajador] sino que lo recuperan de la disminución causada por el pago que hubiere hecho de gastos propios de la empresa, razón por la cual no se consideran ingreso. Es como si el trabajador le hiciera un préstamo a la empresa y esta se lo paga, el pago del préstamo no aumenta el patrimonio y por tanto no es ingreso. Es ingreso el rendimiento financiero que la empresa le pague al empleado por su préstamo.

En consecuencia, no siendo un ingreso para el trabajador, estos pagos se excluyen de la base sometida a retención en la fuente.

Debe tenerse en claro, que cuando se le reembolsa un gasto al trabajador, éste debe presentar el respectivo soporte, el cual debe figurar a nombre de la empresa, toda vez que es un gasto de la empresa y no del trabajador.

Cómo funciona el Reembolso

Las reglas para el reembolso varían de institución en institución, pero todas las organizaciones tienen gastos que son reembolsables y otras gastos que no lo son. Los gastos por viaje y alojamiento relacionados con la asistencia a una conferencia o evento relacionados con el trabajo, o gastos en los que se incurrió por la reubicación de un empleo, son a menudo reembolsables. Las comidas son reembolsables en algunas situaciones.

Las organizaciones compensan con frecuencia a los empleados por distancias recorridas en asuntos de la compañía en vehículos personales. Los gastos que no pueden reembolsarse comúnmente incluyen boletos u otros gastos que tienen que ver con diversiones personales o dinero gastado en bebidas alcohólicas. Una organización puede no reembolsar a un empleado por artículos o dinero que pierde o le roban mientras está en negocios de la compañía, o por cualquier otro gasto que no haya sido autorizado explícitamente.

En Sistema de Viáticos esperamos te sirva esta informacion, y que hayamos aclarado tus dudas sobre como funciona el Reembolso.

En Sistemas de Viáticos sabemos que la administración de los Gastos de viajes a veces es complicado es por eso que en este articulo te escribimos sobre los pasos a seguir para cualquier Viaje de Negocios.

La mayoría de las personas creen que organizar un viaje se hace en 5 min y los primeros que piensan eso son los directivos de las empresas, el planificar un Viaje de Negocios es fácil, pero hay que tener en cuenta muchos pequeños detalles. Y si alguno de ellos falla todo se puede caer.

El tiempo para un viajero de negocios es muy valioso por ello es muy buena idea viajar en avión. Esto acorta los tiempos de los traslados, comparado al viajar en un automóvil, autobús. Seria de mucha utilidad llevar la vestimenta que se utilizara en la junta de negocios a la llegada, esto permite ganar tiempo y no tener atraso y estrés al llegar al destino.

Es por eso que en sistema de viaticos te decimos qué pasos debes seguir:

• Llevar solo el equipaje de mano, asegúrate de llevar solo lo indispensable
• Cargar con una batería extra y una pelota de tenis: la batería extra servirá como respaldo en caso de que no tengamos tiempo de poner nuestro smartphone a cargar, mientras que la pelota de tenis servirá para que relajemos nuestros pies y dedos de la mano si la rodamos entre ellos , especialmente en viajes largos.
• Tomar vuelos directos. Hasta donde sea razonablemente posible, siempre vale la pena pagar un poco más por un mejor servicio. Los vuelos directos evitan contratiempos como los retrasos, que pueden ser altamente posibles en caso de que tomemos vuelos conectados.
• Inscribirnos en programas de recompensas. Cada aerolínea cuenta con diferentes programas pero independientemente de ello nunca está de más aprovechar estas soluciones integrales.
• También es importante checar sus sitios de internet para buscar tips o descargar las apps oficiales que nos permitirán acceder fácilmente a información de nuestro vuelo, asiento, etcétera.
• Prevenir el entretenimiento offline. Películas, series o música, actualmente existe una amplia gama de productos para entretenernos sin necesidad de internet, siempre y cuando los descarguemos anticipadamente.
• Mantener la información confidencial. Información sobre la compañía, nuestro cliente o el proyecto para el que trabajamos debe mantenerse en secreto en todo momento.

Es primordial que se tenga presente que se viajara por negocios y no por placer, en muchas ocasiones se puede llegar a caer en este comportamiento, esto puede afectar en el tiempo a la hora de estar en el viaje de negocios. Para ello es importante anticiparse a organizar la negociación con las rutas de llegada a la empresa donde se realizará la junta, congreso o reunión. Planificar una noche antes la presentación del plan de trabajo que se presentará en la reunión, esto habla de profesionalismo, de tal forma ayudará a tener mayor frescura en el tema y mayor dominio del tema.

En Sistema de Viáticos te recomendamos revises todos los detalles para que tus Viaje de Negocios sean exitosos y lo mejor de todo puedas comprobar tus Gastos, recuerda que un punto muy importante es pedir comprobantes y si la empresa te lo pide debes pedir factura.

En Sistema de Viáticos sabemos que la administración de Gastos de Viaje es muy importante y en este articulo te escribimos sobre la reserva de los hoteles y el alquiler de autos para viajes de negocios.

Siempre se dice que viajar por negocios no es lo mismo que viajar por placer, pero en Sistema de Viaticos te damos todas las herramientas para que tengas Negocios exitosos y a la vez disfrutes de una estadía relajante.

Si necesitas reservar a través de una aplicación es importante conocer esta informacion:

• Selecciona el país, provincia o ciudad donde deseas alojarte.
• Introduce la fecha de entrada al hotel y el número de noches.
• Selecciona el número de habitaciones a reservar.
• Introduce el número de personas por habitación.
• Tarjeta de Crédito

Requisitos para alquilar un auto de Negocios:

• La edad mínima es de 21 años para rentar un vehículo. Aplica cargo por conductor joven entre 21 y 24 años de edad. Todos los grupos de auto: $130 MXN por día. Esta cuota es susceptible a la Tarifa de Aeropuerto, precio más IVA correspondiente.
• Licencia de conducir vigente. El cliente principal y cualquier conductor adicional deben presentar una licencia de conducir vigente del país de residencia. Nos reservamos el derecho de verificar la licencia de conducir según las normas establecidas y negar el alquiler en caso de incumplimiento de alguna de ellas.
• Identificación vigente con fotografía. Credencial del IFE/INE (para ciudadanos Mexicanos), Pasaporte o Passport Card.
• Para iniciar su renta es indispensable presentar una tarjeta de crédito a nombre del titular de la renta, sin embargo como pago final se puede realizar el cargo a su tarjeta de débito. Las tarjetas de crédito aceptadas como forma de pago.
• Es importante considerar que se requiere que la tarjeta de crédito tenga una antigüedad mínima de un año.

Estos son datos importantes que debes considerar para tus Viajes de Negocios pero recuerda que ya hay aplicaciones que te ayudan a realizar estos trámites sin necesidad de cotizar de la manera tradicional.

En Sistema de Viáticos te ayudemos a llevar el Control de los Gastos de la manera más Fácil.