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¿Qué gastos son válidos como viáticos para empleados?
Los gastos de viaje que otorgan las empresas a sus empleados para hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje que además de todo son deducibles de impuestos, siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos fiscales.
Los viáticos tienen que tener las siguientes características para poder contar como gastos de viaje válidos en una empresa y además ser deducidos de impuestos:
- Estrictamente indispensables para la actividad empresarial.
- Uso o goce: Como esta ley lo indica los viáticos que se pueden deducir son respecto a los que se empleen para pagar; hospedaje, comida, renta de auto, transporte o gasolina.
- Las actividades no deben realizarse a una distancia mínima de 50 kilómetros del establecimiento para poder ser deducibles.
- El beneficiario del viático deberá tener una relación de trabajo con el contribuyente que realiza la deducción o estar prestando servicios profesionales.
Los gastos de viaje también son las erogaciones realizadas al desplazarse del lugar donde se encuentra el domicilio del contribuyente al lugar en donde se realizará el servicio.
Máximo de Gastos de Viaje Para Empleados en México
- Por alimentación en México $ 750.00 diarios por persona
- Por alimentación en el extranjero $ 1,500.00 diarios por persona
- Por Renta de auto y gastos relacionados al transporte terrestre $ 850.00 diarios tanto en México como en el extranjero
- Hospedaje en el extranjero $ 3,850.00 diarios por persona
Los gastos deberán estar amparados con un CFDI cuando se efectúen en territorio nacional, o contar con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando se efectúen en el extranjero.
¿A qué personas se le pueden pagar viáticos en una empresa?
- Trabajadores
- Asimilables a Salarios
- Colaboradores de trabajo
- Honorarios
¿Cuánto es lo máximo de viáticos que le debo dar a mis empleados?
Máximo de Viáticos en México
| CONCEPTO | MONTO MÁXIMO DEDUCIBLE | REQUISITOS |
| Alimentación | En territorio nacional: $750.00 diario por beneficiario. En el extranjero: $1,500.00 diario por beneficiario. | Acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. Si la documentación acompañada es sólo la de transporte, se deberá efectuar el pago de los alimentos con tarjeta de crédito a nombre de la persona que realice el viaje. |
| Renta de autos | En el territorio nacional o en el extranjero: $850.00 diario | Acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. |
| Hospedaje | En territorio nacional: Sin límite. En el extranjero: $3,850.00 diarios. | Acompañar la documentación relativa al transporte. |
Cómo administrar los viáticos a mis empleados?
El software de Gastos de Viajes desarrollada por Viáticos MX complementa nuestra solución basada en una plataforma en línea que permite a los viajeros administrar su viaje de negocios completo y gestionar los gastos de viajes.
Desde la reserva de los viajes, la administración de los itinerarios, el ingreso de gastos y la presentación de informes de gastos los empleados pueden hacer todo a tu alcance.
Con software de gastos empresariales se puede hacer una digitalización fácilmente tus recibos y todos los datos relevantes se extraen automáticamente, además de poder recoger las facturas y enviarlas de inmediato.
En Sistema para Viáticos sabemos la importancia de los Viáticos para la empresa y para ti como empleado es por eso que en este articulo te escribimos sobre los requisitos fiscales para deducir de los Viaticos.
Los viáticos engloban aquellos gastos que sean estrictamente indispensables para la operación de la organización. Según el artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), los conceptos de viáticos engloban:
- Hospedaje.
- Alimentación.
- Transporte.
- Uso o goce temporal de automóviles y gastos relacionados.
Es de suma importancia conocer los Requisitos Fiscales para que dichos gastos puedan ser deducibles, ya que muchas veces podemos tener ideas equivocadas sobre lo que incluye este concepto. Por parte de la empresa, es importante para poder implementar políticas adecuadas para su control y efectiva deducción.
Por ejemplo, existen gastos que por su naturaleza no son facturables y por lo tanto no pueden ser deducidos de conformidad con la legislación fiscal vigente. Por ejemplo, encontramos las casetas pagadas en efectivo, taxis con comprobante pero sin factura, propinas al viene-viene, estacionamiento sin factura e incluso, los alimentos que sean comprados en tiendas de abarrotes (papas fritas, galletas, chocolates, etc.).
De lado del empleado, es importante apegarse a la ley, ya que, si no compruebas tus gastos de forma clara, es posible que no puedan ser deducidos como viáticos y terminen siendo descontados de tu nómina. Además las implicaciones de no deducir tus viáticos correctamente no solo afectan tu bolsillo, sino que afectan directamente a los presupuestos de la empresa por el cargo de impuestos por no deducibilidad de los gastos, e incluso podría derivar en un revisión por parte del SAT a la situación fiscal de la empresa bajo la presunción de estar realizando gastos que no son indispensables para el objeto social.
Así que recuerda, los viáticos son los gastos estrictamente necesarios para que realices tus viajes de trabajo; y al ser una herramienta de trabajo, tienes que evitar el abuso y los excesos. Si tienes dudas sobre los gastos que pueden ser deducidos bajo este concepto y la manera en que debes obtener tus facturas, lo mejor es que lo consultes con tu jefe para realizar correctamente la comprobación de tus gastos.
Debe anexarse la documentación comprobatoria relativa al transporte
Los gastos deberán estar amparados con un CFDI cuando se efectúen en territorio nacional, o contar con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando se efectúen en el extranjero.
En software de Viáticos concluimos que:
- Los importes pagados por viáticos deben reportarse en una constancia y al menos en un CFDI anual. La postura de las autoridades es que los viáticos se reporten en el comprobante fiscal del periodo en que se entreguen éstos a los trabajadores.
- Los viáticos sólo serán deducibles en la medida en que sean estrictamente indispensables para los fines del contribuyente; se obtengan los CFDI correspondientes; se realicen en una faja superior a los 50 kilómetros del establecimiento del contribuyente, y se cumplan los límites que para cada concepto se mencionaron en este artículo, así como los demás Requisitos Fiscales aplicables.
- Los viáticos comprobados con un CFDI a nombre del patrón, no se considerarán ingresos para el trabajador. Por el contrario, aquéllos que no se comprueben, se considerarán ingresos gravables.
- Las empresas deben implementar controles que permitan identificar los viáticos no comprobados para efectuar las acciones conducentes, y evitar que las autoridades fiscales determinen la omisión en el pago de impuestos.
En Software para Viáticos cuenta con una herramienta para subir recibos de tus gastos desde nuestra aplicación móvil. Software para control de viáticos escanea los recibos y lee todos los datos pertinentes de los gastos realizados. Puedes agregar más información del proyecto o categoría y tus gastos son creados en la plataforma.
Administra eficientemente con aplicación los viáticos de tus empleados
Consigue una app para control de viáticos de empleados es una solución móvil a través de una aplicación móvil para la administración de gastos basada en web revolucionaria que elimina los informes de gastos como los conocemos hoy en día.
Esto mediante la automatización de todos los pasos del proceso de gestión de gastos, haciendo uso de la exploración recepción y aprobación integrada en el nivel de gasto. Ahora es posible gestionar todos los gastos diarios.
¿Qué cubren los viáticos de empleados?
Los viáticos cubren los siguientes gastos
- Alojamiento
- Las comidas
- Gastos incidentales (incluyendo lavandería, servicio a la habitación y propinas)
Las empresas pueden pagar viáticos para cubrir las tres categorías o separar el alojamiento de las comidas y los gastos imprevistos.
La app para control de viáticos permite a sus empleados comprobar sus gastos de viáticos y/o de proyectos desde una aplicación web y una aplicación móvil, donde se suben las facturas en XML o recibos no fiscales para ser validadas y autorizadas por sus superiores, a efecto de realizar su comprobación y reembolso de gastos.
La App de Gastos de Viajes de Viáticos MX complementa nuestra solución basada en web, que permite a los viajeros administrar su viaje de negocios completo. Desde la reserva de viajes, la administración de los itinerarios, el ingreso de gastos y la presentación de informes de gastos los empleados pueden hacer todo a tu alcance.
- ESCANEADO Y DIGITALIZACIÓN DE LOS RECIBOS
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- ADMINISTRA LOS GASTOS DE EMPLEADOS EFICIENTEMENTE
Los empleados pueden tener en cuenta los recursos en línea para administrar tus gastos, los avances, el kilometraje y el tiempo de seguimiento. Las PYME pueden establecer sucursales y grupos para mejorar la política de gastos de las empresas. Tendrás control de viáticos formato de cualquier tipo.
- INFORMES Y HERRAMIENTAS DE MANERA SENCILLA
Genera informes de gastos de viaje de negocios y reembolso en tan sólo unos pocos clics. Exporta los gastos a PDF, CSV y un efectivo control de viáticos en Excel con nuestro software para viáticos. Las herramientas que se manejan en el software son amigables.
La aplicación móvil mediante la plataforma digital de Viáticos MX es una herramienta sencilla y segura que permite gestionar gastos, viajes y facturas directamente desde su teléfono inteligente. Los agentes viajeros pueden reservar viajes, gestionar itinerarios y enviar reportes de gastos desde cualquier lugar.
La aplicación para administración de viáticos de Viáticos MX proporciona una lista actualizada de todas las tarifas de viáticos estándar por estado y localidad, se puede seleccionar el estado al que viajará su empleado y verá la tarifa estándar para ese estado, así como cualquier localidad con costos significativamente diferentes. Con esto tu puedes colocar el límite y además supervisar ese gasto sin desmejorar las posibilidades de comodidad de los empleados y puede realizar funciones como:
- Crear y presentar informes de gastos, de cargos a las tarjetas o entradas de efectivo
- Fotografías de recibos y conectar las imágenes compatibles con las cuestiones importantes para el gasto
- Añadir kilometraje de un auto a un informe de gastos
- Los administradores pueden acceder a los informes de gastos con el fin de aprobar o rechazar