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Los viáticos empresariales son aquellos gastos de la empresa debe hacer con los empleados que tengan que trasladarse del centro de trabajo para realizar actividades estrictamente relacionadas con sus tareas profesionales, pero para los empleados, ¿cómo realizar solicitudes de viáticos en empresa?
Los viáticos son un gasto común para muchas empresas, por ello deben tener la capacidad de responder y dar la posibildiad a sus empleados de realizar soliciutdes para viáticos de una manera más ágil y que, una vez el sistema otorgue el visto bueno para éstos, se entreguen los recursos económico al trabajador para realizar sus funciones dentro de la organización de manera confiable, con el fin de que éstos hagan buen uso de los recursos que se le otorguen con un procesos más claro y automatizado.
Para beneficiar la rapidez con la cuál las solicitudes de viáticos en empresas que tengan que mandar a los empleados a diferentes lugares por la misma naturaleza de las actividades que realizan, se necesitan pasos que se pueden seguri fácilemente con soluciones digitales como la de Vi´aticos MX
Un sistema digital diseñado para la administración de viáticos o gastos de viaje es una de las mejores maneras de realizar solicitudes, entregar recursos, verificar el uso de éstos, agendar viajes y poder deducir gastos de estos.
¿Cómo se realizan las solicitudes de viáticos?
Otorgarle la capacidad a la empresa de generar las propias solicitudes de viáticos es una de las mejores maneras de adelantar trabajo y automatizar los procesos que involucran tanto la aprobación como el manejo de los recursos económicos.
¿Para qué se pueden otorgar viáticos a trabajadores?
Generalmente las empresas categorizan los gastos de viaje en bajo los siguientes conceptos; asegurándose de cumplir con las disposiciones fiscales de la ley de ISR :
- Pasajes aéreos y transporte local.
- Hospedaje.
- Alimentación.
- Seminarios o convenciones
- Combustible
Los cuales deben estar incluidas y estructuradas en la política de viáticos de tu empresa; y tu trabajo como travel manager es asegurarte que estás políticas se cumplan.
¿Cómo comprobar viáticos?
Existen tres procesos principales en los que se pueden comprobar viáticos como lo son:
- Solicitud de recursos
- Entrega de importes
- Comprobación de gastos
Solicitud de Recursos y Viaje
El objetivo de este primer proceso es la financiación de los viáticos, paso que regularmente se realiza mediante el deartamento financiero y las autoridades que den el visto bueno a los viajes que se realizan mediante la entrega o envío de formatos específicos de viaje.
En este paso el profesional encargado deberá verificar los detalles del formato a la vez que se apega a la política de viajes estructurada por su empresa para decidir si se aprueba o no el gasto por concepto de viáticos
Entregar de recursos
Una vez que se aprueban los viáticos, se le otorgan al colaborador los recursos necesarios para el viaje, ya sea a través de:
- Transferencia bancaria
- Tarjeta especial para viáticos
- Abono a tarjeta bancaria
Comprobación de viáticos
Esta etapa se comienza una vez que el colaborador entrega los comprobantes de gastos apegándose a lo estipulado en su política de viajes en cuanto a tiempos, formato, montos, etc.
Cuando se comprueban viáticos de manera automática con la app de viáticos de Viáticos MX se detalla el gasto, concepto y monto junto a la veracidad, validez, tipo de gastos, fecha lugar y otros elementos que se necesiten para hacer valida la comprobación.
Aplicación móvil para solicitudes de viáticos
La aplicación móvil mediante la plataforma digital de Viáticos MX es una herramienta sencilla y segura que permite gestionar gastos, viajes y facturas directamente desde su teléfono inteligente. Los agentes viajeros pueden reservar viajes, gestionar itinerarios y enviar reportes de gastos desde cualquier lugar.
La aplicación para administración de viáticos de Viáticos MX proporciona una lista actualizada de todas las tarifas de viáticos estándar por estado y localidad, se puede seleccionar el estado al que viajará su empleado y verá la tarifa estándar para ese estado, así como cualquier localidad con costos significativamente diferentes. Con esto tu puedes colocar el límite y además supervisar ese gasto sin desmejorar las posibilidades de comodidad de los empleados y puede realizar funciones como:
- Crear y presentar informes de gastos, de cargos a las tarjetas o entradas de efectivo
- Fotografías de recibos y conectar las imágenes compatibles con las cuestiones importantes para el gasto
- Añadir kilometraje de un auto a un informe de gastos
- Los administradores pueden acceder a los informes de gastos con el fin de aprobar o rechazar
Los viáticos son una parte importante del derecho de los empleados de una empresa cuando reciben instrucciones de trasladarse por cuestiones de trabajo. Los viáticos se deben dar a los empleados que tengan una orden de trabajo y que por cuestiones estrictamente de las labores que realiza se tengan que realizan en alguna locación diferente a la del centro de trabajo.
¿Los viáticos son deducibles de impuestos?
En el ámbito fiscal solo son deducibles los viáticos o gastos de viaje efectuados, en el país o el extranjero, destinados al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, del trabajador o del prestador del servicio asignado, siempre que se apliquen fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente (patrón o prestatario, según se trate).
A qué personas se pueden pagar viáticos:
- a) Trabajadores
- b) Asimilables a Salarios
- c) Colaboradores de trabajo
- d) Honorarios
¿Cuánto es lo máximo de viáticos que le debo dar a mis empleados?
Máximo de Viáticos en México
| CONCEPTO | MONTO MÁXIMO DEDUCIBLE | REQUISITOS |
| Alimentación | En territorio nacional: $750.00 diario por beneficiario. En el extranjero: $1,500.00 diario por beneficiario. | Acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. Si la documentación acompañada es sólo la de transporte, se deberá efectuar el pago de los alimentos con tarjeta de crédito a nombre de la persona que realice el viaje. |
| Renta de autos | En el territorio nacional o en el extranjero: $850.00 diario | Acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. |
| Hospedaje | En territorio nacional: Sin límite. En el extranjero: $3,850.00 diarios. | Acompañar la documentación relativa al transporte. |
Sistema para control de viáticos de empleados
Nuestro Sistema de viáticos está diseñado para presentar, procesar, reembolsar, y realizar un seguimiento de gastos de los empleados. El control de viáticos incluye capacidades de los empleados a los gastos de entrada para la aprobación a través de un navegador o una aplicación móvil.
Hemos desarrollado una App de Gastos de Viajesque complementa nuestra solución basada en web que permite a los viajeros administrar su viaje de negocios completo. Desde la reserva de viajes, la administración de los itinerarios, el ingreso de gastos y la presentación de informes de gastos los empleados pueden hacer todo a tu alcance.
Los viáticos o gastos de viaje, en el país o en el extranjero, cuando no se destinen al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del viático o cuando se apliquen dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente.
¿Quiénes pueden recibir viáticos en México?
Las personas a favor de las cuales se realice, deben tener relación de trabajo con el contribuyente en los términos del Capítulo I del Título IV de esta Ley o deben estar prestando servicios profesionales. Los gastos a que se refiere esta fracción deberán estar amparados con un comprobante fiscal cuando éstos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando los mismos se efectúen en el extranjero.
Máximo de Viáticos en México
| CONCEPTO | MONTO MÁXIMO DEDUCIBLE | REQUISITOS |
| Alimentación | En territorio nacional: $750.00 diario por beneficiario. En el extranjero: $1,500.00 diario por beneficiario. | Acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. Si la documentación acompañada es sólo la de transporte, se deberá efectuar el pago de los alimentos con tarjeta de crédito a nombre de la persona que realice el viaje. |
| Renta de autos | En el territorio nacional o en el extranjero: $850.00 diario | Acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. |
| Hospedaje | En territorio nacional: Sin límite. En el extranjero: $3,850.00 diarios. | Acompañar la documentación relativa al transporte. |
Los gastos deberán estar amparados con un CFDI cuando se efectúen en territorio nacional, o contar con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando se efectúen en el extranjero. Para el trabajador que percibe los viáticos, serán un ingreso exento para el siempre que sean efectivamente erogados en servicio del patrón y comprobados con los CFDI’s respectivos (art. 93, fracc. XVII).
Para poder presentar los gastos de viaje como deducibles es necesario que el empleado cuente con una actividad empresarial, es decir, prestación de un servicio profesional, servicio o comercialización de bienes. En caso de que sea un empleado debe encontrarse dentro de la nómina de la empresa.
a) Trabajadores
b) Asimilables a Salarios y
c) Honorarios
¿Qué se necesita para que un viático se pueda deducir de impuestos?
Para poder presentar los gastos de viaje como deducibles de impuestos, es necesario que la persona cuente con una actividad empresarial, es decir, prestación de un servicio profesional, servicio o comercialización de bienes. En caso de que sea un empleado debe encontrarse dentro de la nómina de la empresa.
También es importante destacar que solo los viáticos que sean pagados con tarjetas bancarias, débito o crédito, son susceptibles de deducción ya que la legislación no admite pagos en efectivo.
¿Cuáles gastos pueden ser deducibles de impuestos?
- Los que se destinen al hospedaje
- Alimentación
- Transporte
- Renta de automóviles
- Pago de kilometraje
Cabe señalar que para efectos de la deducción de impuestos, los gastos relacionados con el transporte, alimentación y demás del empleado deben realizarse en territorio nacional y estar respaldados con los CFDI expedidos a nombre del contribuyente, los cuales deben poder distinguirse de los CFDI que acrediten los gastos efectuados en los vehículos propiedad de este último. Adicionalmente, se deberá integrar el comprobante fiscal que ampare el hospedaje de la persona que conduzca el vehículo.
Administrar gastos de viaje
Administra viajes y gastos en cualquier lugar, en cualquier momento. No importa dónde usted está en la carretera, esperando en la recepción de un hotel, o viendo un partido. Nuestra App de Control de Gastos de Viajes hace que el teléfono inteligente sea aún más inteligente.
La App de Gastos de Viajes de Viáticos MX complementa nuestra solución basada en web, que permite a los viajeros administrar su viaje de negocios completo. Desde la reserva de viajes, la administración de los itinerarios, el ingreso de gastos y la presentación de informes de gastos los empleados pueden hacer todo a tu alcance.
El trabajador puede no comprobar con documentación de terceros hasta un 20 % del total de viáticos recibidos en cada evento, siempre que el monto excedente se erogue mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicios del patrón y que los viáticos no gastados se reintegren al empleador (art. 152, RLISR).
El importe no comprobado no podrá exceder de 15,000 pesos en el año, además de reunir los requisitos de deducibilidad previstos en el artículo 28, fracción V de la LISR para viáticos. Esta facilidad no aplica para gastos de hospedaje y pasajes de avión.