En Sistema de Viáticos sabemos que los Gastos Empresariales representan un importante desembolso para cualquier empresa y pueden salirse fácilmente de control, por ello, es importante que informes a tus empleados sobre cuáles son los viáticos Deducibles y cuáles requisitos son necesarios para deducir y tener un mejor control de viáticos.

Un gasto deducible es aquel que, por estar vinculado a la actividad económica de un autónomo o empresa, es susceptible de ser deducido fiscalmente.

Autónomos y empresas incurren en gastos que están relacionados con su actividad económica. Hacienda permite la deducción fiscal de estos gastos en dos aspectos: el IVA y el IRPF.

Respecto al IVA, nos remitimos al artículo de nuestro glosario IVA deducible. Aquí trataremos los Gastos Deducibles respecto al IRPF para los autónomos.

Condiciones para que un gasto sea deducible

Hacienda exige tres condiciones para que un gasto pueda ser deducible fiscalmente:

  • Que esté relacionado con la actividad económica.
  • Que esté documentado o justificado a través de la factura de compra.
  • Que esté registrado contablemente en el respectivo libro de gasto.
  • Hacienda es muy estricta con el cumplimiento de estos requisitos con el fin de evitar el fraude fiscal.

El gasto que quiere deducirse está ligado con su actividad, lo que en algunos casos puede ser problemático, especialmente cuando el autónomo desarrolla su actividad en su propia vivienda.

La condición de su documentación es indispensable, de ahí que el autónomo deba siempre pedir factura completa (no se aceptan facturas simplificadas o tickets) para que sus gastos puedan ser Deducibles.

Los gastos de viaje deducibles en México son:

  • Alimentación.
  • Hospedaje.
  • Transporte: boletos de avión, autobús y gastos del automóvil.
  • Renta de autos: cuando se usan como parte del viaje.
  • La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) lo estipula claramente, pero en cada uno hay límites de cantidades dependiendo de si se trata de viajes nacionales o internacionales, y en todos los casos deben existir comprobantes.

Requisitos de deducibilidad

Para que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) reconozca la deducibilidad de los gastos, estos deben realizarse:

  • Con un propósito meramente empresarial y por personas que laboren directamente para tu empresa o tengan un contrato contigo.
  • A una distancia mínima de 50 kilómetros del domicilio fiscal de tu negocio.
  • Recabando comprobantes que cumplan con los requisitos fiscales del SAT, si se hacen dentro del país, o documentación comprobatoria clara y completa si se llevan a cabo en el extranjero. Esto ayuda también a gestionar el control de viáticos de una mejor forma.
  • Para facilitarte la comprobación de los gastos ante el SAT lo más práctico es que otorgues a tus empleados tarjetas corporativas.

Además de permitirte gestionar mejor el presupuesto de los viajes, esta herramienta es una garantía de que las autoridades hacendarías reconocerán los desembolsos como hechos por tus empleados y te permite agilizar el trámite de deducibilidad.

Deducciones indebidas y sus consecuencias

Deducciones indebidas:

  • Usar comprobantes falsos.
  • No emitir las debidas facturas.
  • Solicitar deducciones en rigor no aplicables.

Consecuencias:

  • Multas económicas.
  • Clausura de la empresa en caso de reincidencia.
  • Cancelación de los certificados para emitir facturas digitales.
  • Congelamiento de cuentas bancarias.
  • Un óptimo control de viáticos y una buena práctica al momento de deducirlos asegurarán grandes ahorros para tu empresa, además de que te evitarás dolores de cabeza.

Esta informacion es de suma importancia para el control de Sistema de Viáticos te ayuda a seleccionar la mejor manera de ahorrar en los gastos de viajes de tu empresa. El control de viáticos clasifica los productos basados en la satisfacción de productos en la administración de gastos de clientes y su presencia en el mercado.

Los Gastos Deducibles son una parte esencial para la empresa.