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¿Que pasa si no comprueban los viaticos, se vuelven ingresos del empleado?

Los gastos de viaje constituyen gastos que el patrón debe cubrir a sus trabajadores cuando acuden a realizar la prestación de servicios fuera de su centro de trabajo y el artículo 93 de la LISR los señala como ingresos exentos en la fracción XVII…

“XVII. Los viáticos, cuando sean efectivamente gastados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes.”

En Sistema de Viáticos queremos que tomes en cuenta estos puntos: 

• El patrón, debe pagar gastos de viaje a sus trabajadores cuando presten sus servicios fuera de su centro habitual de trabajo.
• Los gastos deben comprobarse por el trabajador con comprobantes que reúnan requisitos fiscales.
• Sólo son deducibles los relativos a transportación, hospedaje y alimentación comprobados por el trabajador con comprobantes que reúnan requisitos fiscales.
• Cuando el trabajador compruebe los gastos con comprobantes que reúnan requisitos fiscales serán para él, un ingreso exento.
• A este último respecto, es importante considerar, lo omite el SAT[2], que el artículo 152 de la LISR establece una facilidad administrativa a efecto de no considerar ingresos del trabajador los viáticos que no pueda comprobar, al tenor siguiente:

“Artículo 152. Para efectos del artículo 93, fracción XVII de la Ley, las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los gasten en servicio del patrón, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitir los mismos, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal de que se trate, siempre que el monto restante de los viáticos se eroguen mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón. La parte que en su caso no se erogue deberá ser reintegrada por la persona física que reciba los viáticos o en caso contrario no le será aplicable lo dispuesto en este artículo.

Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para efectos del Impuesto, siempre que además se cumplan con los requisitos del artículo 28, fracción V de la Ley.

Lo dispuesto en el presente artículo no es aplicable tratándose de gastos de hospedaje y de pasajes de avión.”

Conforme al artículo 152 del RLISR pueden considerarse exentos aun los gastos no comprobados por el trabajador contenidos en los extremos del mismo: hasta por un 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitir los mismos, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal de que se trate.

En Sistema de Viáticos sabemos la importancia de esta información para evitar cualquier error al comprobar tus gastos.

No todos saben que repercusiones les pueden generar el tener viáticos, en Sistema de Viáticos te damos la principal información.

Para el beneficiario del viático, tiene repercusiones tanto en el Impuesto sobre la Renta como para la integración del Salario Diario para el IMSS.

Las cantidades de dinero entregadas por las empresas a sus empleados en muchos de los casos son soportadas con comprobantes fiscales a nombre de estas, pero en algunos otros casos éstos no son comprobados con documentación que reúna requisitos fiscales.

Para quien otorga el viático, sí son deducibles siempre y cuando se cumpla con ciertos requisitos para su comprobación. Los conceptos que integran los viáticos o gastos de viaje.

Los conceptos que integran los viáticos o gastos de viaje.

• Alimentos
• Hospedaje
• Transporte (avión, autobús foráneo, vehículo del beneficiario).
• Renta de automóviles.
• Pago de kilometraje, por ejemplo, al rentar un carro cobran los kilómetros recorridos.

Si se usa el vehículo del beneficiario, entrarían los siguientes conceptos:

Reparación del vehículo por el desgaste generado por ese viaje, por ejemplo, el servicio de cambio de aceite y filtro.

• Gasolina
• Casetas

Impuesto sobre la Renta.

De acuerdo con el artículo 28 fracción V de la ley del Impuesto Sobre la Renta, para que los viáticos sean deducibles deben de cumplir con los siguientes requisitos:

Que se destinen exclusivamente a los conceptos mencionados anteriormente.

No se apliquen dentro de una faja de 50 km. que circunde al domicilio del contribuyente, es decir, debe de existir 50 km. entre el domicilio contribuyente y el destino, para que los viáticos sean deducibles.

El beneficiario sea:

Empleado del contribuyente.

Preste servicios profesionales, comprobables con contrato.

El gasto esté aparado con un comprobante fiscal (CFDI o comúnmente llamado Factura). O si el gasto fue en el extranjero, con la documentación comprobatoria correspondiente.

Sean estrictamente indispensable para la actividad de la empresa, de acuerdo con el artículo 27 de la misma ley.

Ahora ya sabemos algunas especificaciones y que nos perjudica en nuestro impuesto sobre la renta si recibimos los viaticos en nuestro salario.

En Sistema de Viáticos esperamos te sirva esta informacion

En Software Control de Gastos queremos que estés informado de todos los temas relacionados con los viaticos, en la actualidad todo es realizado por medio de la tecnología.

Una de las formas de comprobar  tus viaticos es a través de la factura y en la actualidad se utilizan estas siglas CFDI. Pero sabes que significa exactamente, en Software Control de Gastos empezaremos por  el concepto.

¿Que es el CFDI?

Es el Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI es por definición, una Factura Electrónica en Internet y es la representación virtual de una factura impresa, como tal, debe de cumplir con una serie de requisitos para tener validez ante el SAT, como país, ha hecho grandes esfuerzos para estar al día en el tema, por lo que la Facturación Electrónica en México ha ido tomando fuerza a través de los años.

Existen varias modalidades de facturación electrónica, como CFD y CFDI; el primero significa comprobante fiscal digital, el segundo: comprobante fiscal digital por Internet.

Proceso de Emisión

En el esquema de CFDI, la generación de facturas electrónicas requiere de la validación de un tercero (o PAC). El SAT define a un PAC de la siguiente manera:

“Un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI (PAC), es aquella persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración Tributaria.”

El proceso de emisión de un CFDI, desde que el contribuyente captura la información de una factura, hasta que se la entrega a su cliente, pasando por el proceso de timbrado del PAC, es el siguiente:

1.- Una persona, física o moral, captura los datos de una factura usando sus propios medios o algún sistema, que facilita el proceso. Al hacer lo anterior, crea un fichero con estructura XML. El archivo XML se envía (debe de ser a través de un canal seguro) a un PAC para que éste a su vez, realice la validación requerida por el SAT.

2.- El PAC revisa que el CFDI emitido cumpla con los siguientes requisitos:

Que el periodo de tiempo entre la fecha de envió para certificación del documento y la fecha en la que se reciba el mismo por el proveedor de certificación no exceda de 72 horas
Que el documento no haya sido previamente certificado por el propio proveedor de certificación.
Que el CSD del contribuyente emisor, con el que se selló el documento haya estado vigente en la fecha de generación del documento enviado y no haya sido cancelado.
Que el CSD con el que se selló el documento corresponda al contribuyente que aparece como emisor del CFDI, y que el sello digital corresponda al documento enviado.
Que el documento cumpla con la especificación técnica del Anexo 20 (2).
3.- Este paso es el “timbrado” que realiza el PAC, pues si el CFDI cumple con las validaciones anteriores, el proveedor de certificación de CFDI dará respuesta al contribuyente incorporando el complemento que integre los siguientes datos.

• Folio asignado por el SAT.
• Fecha y hora de certificación.
• Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado.
• Sello digital del SAT (3).

4.- El usuario entrega el CFDI validado por el SAT. Si su sistema se lo permite, puede enviar el CFDI vía correo electrónico, imprimirlo o guardarlo en su computadora.

5.- El PAC declara al SAT los CFDI que ha validado, por lo que el usuario no se ve obligado a reportar, a diferencia del CFD, las facturas realizadas durante el mes.

Ahora ya sabes que significan las siglas CFDI y que requisitos necesitas para que sea valido. En Software Control de Gastos esperamos te sirva esta información.