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En Sistema de Viáticos sabemos que los gastos de viaje o viáticos que otorgan las empresas a sus empleados para hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje sí son deducibles de impuestos, siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos.

De acuerdo al Articulo 32 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, El primero es que se apliquen al menos a una distancia de 50
kilómetros a la redonda, de donde se ubique fiscalmente la empresa.

Hay que recordar que para hacer deducibles los gastos, es necesario que el empleado o el prestador de servicios independientes presente las facturas con el nombre, domicilio fiscal y Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de quien los expida; contenga impreso el número de folio y el lugar y fecha de expedición.

En el caso de viáticos para el extranjero, los comprobantes no será necesario que reúnan todos los requisitos fiscales, aunque sí deberán señalar el nombre, denominación o razón social y domicilio de quien lo expida y el servicio que amparan.

El depósito de viáticos a cuentas personales del trabajador, sin antes reportarlo en el recibo de nómina del mismo, como muchas otras situaciones, fue considerada por el Servicio de Administración Tributaria en la restructuración y actualización de la factura electrónica.

No llevar a cabo el proceso indicado puede traer a las empresas consecuencias como:

• Acumulación y retención incorrecta del ingreso del trabajador.
• Incumplimiento en la obligación de emitir el recibo de nómina por concepto de viáticos.
• Riesgo para el trabajador por depósitos no justificados.

Por ello, el SAT recomienda representar el pago de viáticos de la siguiente manera:

• El depósito debe realizarse en la cuenta de nómina del trabajador. De esa forma la institución transparenta el flujo de ese recurso.
• Emitir el recibo de nómina con el detalle. Así quedará registro de que el trabajador fue compensado por el gasto.
• Identificar los viáticos que resulten ingresos gravados. El ingreso estará exento de impuestos para el trabajador.

En Sistema de Viáticos sabemos la importancia en la actualidad de la facturación de los Viáticos.

Es importante para la contabilidad, y para justificar los gastos de la empresa.

Para muchas empresas tiene un alto impacto los gastos de viajes, pero es importante que sepas cuales debes incluir en tu declaración anual de tu empresa.

En Sistema de Viáticos te damos el concepto de Viatico Deducible:Son solo aquellos gastos que sean estrictamente indispensables para la operación de tu organización y que hayan sido realizados por personas con las que tengas una relación laboral directa.

Otro requisito importante es que esas erogaciones destinadas a viáticos deben haberse realizado más allá de 50 kilómetros de la ciudad donde está domiciliada tu empresa.Toma en cuenta que puedes deducir como gastos de viaje los desembolsos en transporte, comidas y hospedaje, pero incluso dentro de estas categorías hay límites.

Límites a gastos deducibles

• En cuanto a alimentos, el tope son $750 pesos diarios, mientras que en el extranjero asciende a $1,500 pesos.
• En el rubro de hospedaje, no hay límite dentro de México, pero en el extranjero la cantidad no puede superar los $3,850 pesos diarios.
• En cuanto al transporte mismo, se pueden deducir boletos de avión, renta de autos y gastos del automóvil si es propiedad del empleado. Para cada opción hay requisitos específicos, por ejemplo, para el arrendamiento de vehículos el tope máximo diario, tanto en territorio nacional como en el extranjero es de $850 pesos.
• Para los casos en que el trabajador utilice su propia unidad para desplazarse, puedes pagar y deducir gasolina, aceite, servicios, reparaciones y refacciones, siempre y cuando la deducción no sea mayor a 23,500 pesos al año.

Requisitos para deducir gastos

Tampoco podrás deducir los gastos para los que no presentes los comprobantes correspondientes que cubran los requisitos mínimos de:

• Nombre, denominación o razón social del negocio que lo expide, así como su domicilio fiscal y RFC
• Número de folio y lugar y fecha de su expedición
• RFC de tu empresa
• Detalles de la transacción
• Cantidad pagada, con los impuestos desglosados

En el caso de gastos en el extranjero, no se exige que la documentación incluya todos los requisitos fiscales, pero sí que contenga:

• Nombre o razón social y domicilio del negocio que expide
• Lugar y fecha de la operación
• Descripción del servicio prestado
• Cantidad total pagada
• Datos de la persona o empresa que hace uso del servicio
• Todos estos requisitos, límites y puntualizaciones respecto de la deducibilidad de los viáticos hace que llevar un
• control de la administración de viáticos en tu empresa sea complejo. Por ello, es necesario que establezcas una política clara sobre gastos de viaje y la des a conocer a tus empleados.

En Sistema de Viáticos te sugerimos que siempre pidas comprobante de tus viaticos para llevar un mejor control de los mismos.

En muchas empresas donde el uso de los viáticos que se pagan a sus trabajadores, son de suma importancia para sus operaciones. Por tanto, el no contar con su debido registro o bien, caer en algún incumplimiento de obligaciones fiscales relacionadas, implicará gastos no deducibles para la empresa, lo que significa un incremento en el impuesto a pagar o un ingreso acumulable para los trabajadores.

En Sistema de viáticos te decimos cuales son las Disposiciones Fiscales:

• Artículo 25, fracción III de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), establece que serán deducibles los gastos netos de descuentos, bonificaciones o devoluciones.
• Artículo 27 de la LISR establece una serie de requisitos que deben cumplirse para efectuar las deducciones. En el presente caso, señalaré los que están relacionados directa o indirectamente con los viáticos, que son:
  1. Deben ser estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente.
  2. Deben estar amparados con un Comprobante Fiscal Digital por Internet o Factura Electrónica (CFDI).Respecto del CFDI, el artículo 57 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (RISR), establece la opción de que el CFDI se emita a nombre del trabajador de la empresa, en lugar de emitirse a nombre de ésta.
  3. El pago debe realizarse mediante transferencia electrónica de fondos, cheque nominativo, tarjeta de crédito, de débito, de servicios o monederos electró-nicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
  4. Tratándose de pagos menores a $2,000 (excepto combustibles), el pago podrá hacerse en efectivo.
  5. Estar debidamente registrados en contabilidad.
  6. Tratándose de gastos que a su vez sean ingresos por sueldos o salarios acumulables para el trabajador, la empresa sólo podrá deducirlos si los mismos constan en un CFDI de nómina, se efectúen las retenciones correspondientes, se realice el cálculo anual (cuando proceda), y se inscriban ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
• Artículo 28 de la LISR establece los límites que se pueden deducir en el caso de los viáticos, ya sea en el país o en el extranjero, siendo éstos los siguientes:
  1. Sólo podrán deducirse gastos que se destinen al hospedaje, alimentación, transporte, arrendamiento de automóviles y pago de kilometraje.
  2. Las personas a favor de quienes se realice la erogación deberán tener relación de trabajo con los contribuyentes (asalariados) o bien, prestar servicios profesionales (honorarios).
  3. Los gastos deben realizarse fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento, de acuerdo con lo señalado por el artículo 57 del RISR. Se entiende por “establecimiento”, aquél en el que presta normalmente sus servicios la persona a favor de quien se realiza la erogación.
• artículo 58 del RISR señala que si un trabajador utiliza su automóvil, para un viaje en el cual tenga que desempeñar actividades propias de la empresa, esta última podrá deducir los gastos por gasolina, aceite, servicios, reparaciones y refacciones del auto en cuestión.

Estos son los principales artículos que se involucran con los viáticos aunque tienen que cubrir con algunas características.

En software de Viáticos sabemos la importancia de esta información, y mas por que se debe cumplir con las normas.